– Langt bedre kontroll med rapporter

Ann Iren Evensen
Leder i inngående fakturateam
Bertel O. Steen AS
- Rapportene fra fakturaflyten gjør det lett å følge opp og å forbedre oss

Bertel O. Steen AS innførte eye-share Faktura i august 2015 og sparte tid på fakturabehandlingen fra første stund. Rapporteringsfunksjonaliteten i eye-share Faktura har gitt leder for inngående fakturateam langt bedre kontroll.

– Det har blitt en helt annen hverdag. Det var mange faktorer som spilte inn da vi bestemte oss for eye-share Faktura, men spesielt rapporteringsfunksjonaliteten og brukervennligheten var avgjørende, sier Ann Iren Evensen, leder i inngående fakturateam i Bertel O. Steen AS.

Rapporteringsmulighetene i eye-share Faktura er ekstremt bra, og gjør hverdagen vår veldig mye enklere. Rapportene fra fakturaflyten gjør det lett å følge opp og å forbedre oss

Super rapportering
Selskapet har 400 000 faktura totalt (hvorav 130 000 i eye-share – et antall som vil øke etter hvert som flere Bertel O. Steen forhandlere kobles på) og 900 brukere av eye-share Faktura, eye-share Reiseregning og eye-share Mobil. Totalt skal 2000 ansatte bruke eye-share.

– Jeg er superfornøyd med alle rapportene vi kan få ut av systemet. For meg som leder i inngående fakturateam vil jeg gjerne ha rapporter som viser hvordan ting går i flyt, hvor lang tid det tar for en faktura å komme inn fra fakturadato og måle hvor kjappe bedriftene er til å godkjenne fakturaer gjennom systemet slik at man hele tiden kan følge opp og forbedre. Så rapporter er en av tingene som er ekstremt bra – og bare rapportene i seg selv betyr fryktelig mye i vår hverdag. I tillegg er det veldig brukervennlig og enkelt å sette seg inn i. Fakturaer kom tidligere ikke inn som de skulle, mens med eye-share Faktura er vi sikre på at fakturaene kommer inn som de skal, sier Evensen.

Bertel O. Steen er et norsk konsern som ble grunnlagt i 1901, og som i dag er et av Norges største service- og handelsselskap. eye-share Faktura erstattet et gammelt system som var godt på overtid og som måtte skiftes ut.

BOS4

Sparte tid fra første stund
– Resultatet er et system som er mye enklere, og som har spart oss tid fra første stund. Det er et enkelt og brukervennlig system, og opplæring av nye brukere er en veldig enkel og kort sak. De spør gjerne om hjelp og bistand, men eye-share Faktura er så intuitivt at det stort sett sier seg selv hva de skal gjøre, sier Evensen.

Bertel O. Steen AS brukte god tid da eye-share Faktura skulle tas i bruk, og la ned en stor jobb i å bygge opp en helt ny fullmaktsstruktur i overgangen fra et gammelt bestillingssystem.

– Regnskapssjefene og controllerne i Bertel O. Steen har sammen med prosjektleder i Eye-share gjort en strålende jobb i forkant med et tøft prosjekt for å komme i havn med å bygge opp fullmaktene på ny, så selve implementeringen gikk veldig bra, sier Evensen.

Nyttige tilpasninger
Totalt har Bertel O. Steen gjort 40 tilpasninger av standardutgaven av eye-share Faktura. I tillegg til å ha tatt i bruk eye-share Mobil og eye-share Reiseregning.

– eye-share Mobil er kjempeenkelt siden brukerne kan godkjenne fakturaer uansett hvor man befinner seg, og en tilbakemelding har vært at noen gjerne bare bruker mobilklienten til å godkjenne fakturaene sine. eye-share Reiseregning er veldig effektivt og tidsbesparende for den enkelte ansatte, i tillegg til at man slipper å bokføre manuelt fra excel-ark. Av tilpasninger har vi blant annet fått på plass ekstra søkefunksjonalitet for å kunne søke på tekst i konteringen, noe brukerne våre etterspurte og som ble tilpasset supert av Eye-share, sier Evensen.

Strålende samarbeid
Ann Iren Evensen og Bertel O. Steen samarbeidet tett med Eye-share under hele prosessen fra eye-share Faktura ble valgt som fakturahåndteringssystem til systemet ble tatt i bruk.

– Jeg kan ikke få skryte nok av vår prosjektleder i Eye-share. Alle innspill og forslag var myntet på fremtiden og den løpende utviklingen innad i Eye-share. Vi tok jevnlig en pust i bakken for å se på status, og vår prosjektleder forstod veldig godt hvordan vi jobber i Bertel O. Steen. Vi ble ivaretatt på en veldig god måte, sier Evensen.

Det er fortsatt bare et halvt år siden Bertel O. Steen tok eye-share Faktura i bruk, og det gjenstår fortsatt å ta i bruk nye tilpasninger og optimalisere systemet ytterligere.

– Nå har vi først og fremst fått kontroll, og så skal vi tilpasse og ta i bruk flere funksjoner etter hvert. Men allerede nå er vi veldig godt fornøyd. Det er utrolig viktig å ha et system som fungerer enkelt for alle; det er enkelt å forklare, det er enkelt å korrigere, og alle sparer tid. Vi er veldig glade for å ha fått inn eye-share Faktura, og ser at det vil være et godt verktøy for å få effektivisert fakturaflyten i konsernet og at dette vil gi besparelser totalt og frigjøre tid til andre oppgaver, sier Evensen.

eye-share Faktura har spart oss tid fra første stund. Det er et enkelt og brukervennlig system, og opplæring av nye brukere er en veldig enkel og kort sak. De spør gjerne om hjelp og bistand, men eye-share Faktura er så intuitivt at det stort sett sier seg selv hva de skal gjøre

Bertel O. Steen er et norsk konsern som ble grunnlagt i 1901, og som i dag er et av Norges største service- og handelsselskap. Selskapet importerer bilmerkene Mercedes-Benz, smart®, Peugeot, Kia og Citroen. Gjennom 22 hel- og deleide forretningsenheter er konsernet engasjert i salg og vedlikehold av personbiler og nyttekjøretøy. I tillegg eier selskapet den frittstående verkstedkjeden Snap Drive AS. Konsernet er også engasjert i flere andre bransjer. Bertel O. Steen-konsernet har i dag ca. 2.700 medarbeidere og hadde en omsetning i 2011 på 11,7 milliarder kroner. Hovedkontoret ligger i Lørenskog kommune.

Les flere kundehistorier her!

Tagger:
bil eye-share Faktura eye-share Rapport handel kundehistorie kunder