– Store kostnadsbesparelser og bedre kontroll

Trond Borge
Økonomisjef
Wilson ASA
- Fakturaene er nå under kontroll til enhver tid. Vi ønsket å oppnå kostnadsbesparelser, og opplever at våre mål og forventninger har blitt innfridd med eye-share Faktura

Det norske rederiet Wilson ASA har oppnådd store kostnadsbesparelser etter implementeringen av eye-share Faktura i 2010. Fakturaene er nå under kontroll til enhver tid. 

Økonomisjef i Wilson ASA, Trond Borge, husker tilbake på tiden før eye-share Faktura ble implementert, og hva som var drivkraften for å endre de administrative rutinene vedrørende fakturaer.

– Før var hele prosessen papirbasert, og vi måtte fysisk sende fakturaene frem og tilbake for godkjenning. Vi ønsket å oppnå kostnadsbesparelser, og opplever at våre mål og forventninger har blitt infridd med eye-share Faktura, sier Borge.

Han forteller at Eye-share har bidratt til en langt mer effektiv økonomiadministrasjon og kostnadskontroll.

Vi ønsket å oppnå kostnadsbesparelser, og opplever at våre mål og forventninger har blitt innfridd med eye-share Faktura

Full kontroll
Wilsons hovedkontor er i Bergen, mens de om lag 100 ansatte i administrasjonen er spredd over ulike lokasjoner i Europa.

– Vi har fakturagodkjennere mange steder, men med eye-share Faktura behøver de kun en pc og internett for å få full tilgang til alle fakturaene de har ansvar for. Det er en stor forbedring fra hvordan det var før, da man kunne få en påminnelse fra en underleverandør uten å ha en anelse om hvor fakturaen befant seg. For alt vi visste kunne den ligge på pulten til en ansatt som hadde reist på ferie. I dag kan alle godkjennerne spore opp alle fakturaene til enhver tid, sier Borge.

Mer flyt – mindre arbeid
Som et stort rederi må Wilson daglig forholde seg til et stort antall underleverandører. eye-share Faktura har forenklet hele innkjøpsprosessen kraftig.

– Alle ordrer har et unikt prosjektnummer, og når vi mottar en faktura fra en underleverandør blir dette nummeret og summen automatisk kontrollert av systemet. Hvis tallene stemmer vil fakturaen automatisk bli godkjent for betaling, sier Borge.

Borge anslår at ca 40 000 fakturaer blir behandlet gjennom eye-share Faktura årlig, og om lag 20 000 av disse er relatert til ship management og innkjøpsordrer. I og med at eye-share Faktura tilbyr en automatisert godkjenningsprosess, behøver Wilson kun å behandle fakturaer hvor det er avvik mellom faktura og PO. Borge anslår at 25 prosent av alle fakturaer relatert til ship management automatisk blir godkjent, noe som daglig gir avdelingen 20 færre fakturaer å behandle. Dette antallet kan imidlertid øke over tid, da eye-share Faktura har evnen til å lære – og dermed automatisere prosessen ytterligere.

– Når én faktura er skannet og tolket riktig, vil eye-share Faktura automatisk gjenkjenne de neste fakturaene fra den samme underleverandøren, sier Borge.

Papirløs administrasjon
I 2013 kjøpte Wilson også modulen eye-share Kontrakt, noe som bringer bedriften enda nærmere en papirløs administrasjon.

– Vi ønsket den samme kontrollen over kontrakter som vi hadde fått over fakturaer, siden vi opererte med svære arkiver av mapper som vi fysisk måtte lete gjennom for å finne de riktige dokumentene. I tillegg til å gjøre administrasjonen av kontrakter langt enklere, har eye-share Kontrakt også tilgangskontroll. Alle behøver ikke å vite alt, sier Borge.

eye-share Faktura har forbedret hele innkjøpsprosessen, og gjør det langt enklere å håndtere papirflyten

Wilson ASA er en av Europas største aktører innen operasjon og befraktning av mindre tørrlasteskip, og samarbeider tett med de store aktørene innen norsk og europeisk industri. Wilson opererer med en flåte bestående av 113 fartøy, fra 1,500 til 8,500 DWT, hvor Wilson-gruppen eier 86 av dem.

Les flere kundehistorier her!

Tagger:
eye-share Faktura kundehistorie kunder shipping