Som CFO forstår du hvor viktig en velfungerende innkjøp-til-betaling (P2P)-prosess er for selskapets økonomi. Likevel ser vi ofte at unødvendige, manuelle oppgaver sinker arbeidet, binder opp kapital og introduserer unødvendig risiko.
For å bryte ut av det tradisjonelle mønsteret må du optimalisere P2P-arbeidsflyten din. I denne artikkelen tar vi deg gjennom fem steg som vil hjelpe deg når du skal implementere en effektiv P2P-løsning.
#1 Analyser og vurder nåværende status og prosesser
Før du starter den digitale transformasjonen, er det viktig å forstå dagens P2P-prosesser.
- Kartlegg prosessen: Lag en visuell oversikt over hele P2P-prosessen, inkludert alle elementer som rekvisisjon, bestilling, fakturamatching, godkjenning og betaling. Identifiser områder der automatisering kan øke effektiviteten, samt hvor det finnes dobbeltarbeid og manuelle oppgaver.
- Identifiser flaskehalser: Finn de områdene som skaper utfordringer i prosessen. Hvor oppstår forsinkelsene? Hvilke vanlige feil dukker opp, og hvor mangler du oversikt?
- Mål opp mot KPI-er: Benchmarking er viktig. Hvor mye tid bruker dere på innkjøp og leverandøravtaler? Hvor lang tid tar det fra faktura mottas til den er betalt? Identifiser relevante KPI-er for å måle nåværende ytelse.
#2 Utvikle en forretningscase og få støtte
For å sikre toppledelsens støtte til ditt P2P-automatiseringsprosjekt, er det viktig å presentere en overbevisende forretningscase basert på konkrete data og dokumentert ROI (Return on Investment).
- Sett klare, målbare mål: Vær realistisk og konkret når du setter mål. Sett mål knyttet til prosesseffektivitet, kostnadsbesparelser og ROI.
- Kvantitativ analyse: Bruk benchmarkdata fra steg 1, sammen med annen relevant informasjon, for å vise hvordan dere kan forbedre nøkkeltallene. Referer gjerne til bransjestandarder for behandlingstid, feilrater og kostnad per faktura.
- Risikoreduksjon: Forklar hvordan automatisering av P2P-prosessen vil styrke intern kontroll, sikre samsvar med regelverk og redusere risiko i forsyningskjeden.
- Kostnaden ved å ikke gjøre noe: Vis hva det vil koste å la være å optimalisere P2P-prosessene. Pek på hvordan dette kan svekke selskapets konkurranseevne, forsinke økonomiske prosesser og påføre unødvendige kostnader.
#3 Velg riktig P2P-løsning og utnytt XAI-teknologi
Å finne den beste P2P-løsningen for ditt selskap er en viktig beslutning, og du må vurdere alternativene grundig før du velger leverandør. I dagens marked bruker de fleste P2P-systemer AI, noe som både er en fordel og en utfordring. Mange AI-systemer fungerer som en «black box», hvor resultatene er vanskelige å forstå fordi det ikke er klart hvordan de er beregnet.
eye-share Workflow bruker XAI (Explainable Artificial Intelligence). Dette er en form for AI som gjør det enkelt å forstå hvordan og hvorfor beslutningene tas. XAI-verktøy gir innsyn i hvordan systemet kommer frem til sine resultater, slik at du kan være trygg på at beslutningene gir mening. Les mer om dette i vår artikkel Som CFO må du vite dette om AI.
Når du skal vurdere leverandører, bør du også tenke på:
- Automatiseringsmulighetene: Velg en P2P-løsning som kan automatisere manuelle oppgaver og effektivisere arbeidsflyten.
- Integrasjoner: Sørg for at P2P-løsningen enkelt kan integreres med dine eksisterende regnskapsprogrammer, ERP-systemer og andre datasystemer. Dette forenkler arbeidsflyten og hindrer dannelsen av datasiloer.
- Brukervennlighet: Løsningen bør være enkel å bruke og gi full innsikt med klare rapporteringsverktøy. P2P-løsninger som bruker XAI sikrer også transparens i beslutningene.
- Skalerbarhet: Tenk langsiktig. Sørg for at løsningen kan vokse i takt med selskapets behov.
#4 Lag en implementeringsplan
For å lykkes med implementeringen av en ny P2P-løsning er det viktig med god planlegging. Her er en strukturert tilnærming du kan følge:
- Sett sammen et implementeringsteam: Involver representanter fra alle nøkkelavdelinger, som innkjøp, regnskap, IT og ledelse. Dette sikrer at alle relevante parter er involvert og støtter opp om prosjektet.
- Bygg en trinnvis tilnærming: Del implementeringen opp i håndterbare faser med fokus på de mest kritiske eller problematiske områdene først.
- Sett av tid til testing og opplæring: Sørg for at det er nok tid til å teste systemet grundig og gi opplæring til de ansatte.
- Møt de ansattes bekymringer: Vis hvordan den nye P2P-løsningen vil forbedre deres daglige arbeid ved å fjerne tidkrevende, manuelle oppgaver.
#5 Mål, analyser og forbedre
Suksessen til ditt P2P-prosjekt slutter ikke med implementeringen. For å maksimere avkastningen på investeringen må du fokusere på følgende:
Måle: Fortsett å spore og måle de viktigste indikatorene. Typiske mål inkluderer:
- Reduksjon i behandlingstid
- Kostnadsbesparelser
- Reduksjon i feilrater
- Bedre samsvar med regelverk
- Økt brukertilfredshet
- Dokumenterte forbedringer i forretningsytelsen
Analysere: Gå grundig gjennom dataene. Still deg selv spørsmål som:
- Hvor ser du betydelige forbedringer?
- Hvilke områder trenger fortsatt justering?
- Er det prosesser som fortsatt forårsaker forsinkelser eller feil?
Forbedre: Husk at dette er en kontinuerlig prosess. Jevnilige, trinnvise forbedringer vil maksimere verdien av P2P-digitaliseringen over tid.
Bonus tips: Sammenlign jevnlig med bransjestandarder og beste praksis for å forbedre og sette nye mål.
Vil du lære mer om P2P-prosessen?
Last ned vår gratis ebok, og lær om P2P fra A til Å. Finn ut hvordan du kan automatisere prosessene, hvilke KPI-er du bør følge og de nyeste trendene du må vite om!