Å holde styr på økonomien i et globalt shippingselskap er en kompleks oppgave. Hver dag strømmer fakturaer inn fra hele verden – havneavgifter fra Singapore, drivstoffregninger fra Rotterdam, vedlikeholdskostnader fra Hellas. Hver enkelt må verifiseres, godkjennes og betales i tide, men utfordringene står i kø: ulike valutaer, kompliserte skatteregler og godkjenningsprosesser som stopper opp fordi nøkkelpersoner er på reise eller jobber i forskjellige tidssoner.
For mange økonomiteam betyr dette en daglig kamp mot klokken, begravd i regneark og manuelle rutiner. I stedet for å fokusere på strategisk arbeid som kostnadskontroll og likviditetsstyring, går verdifull tid med til feilretting, forsinkelser og unødvendig administrasjon.
Men hva om hele prosessen gikk av seg selv? Med automatisert fakturahåndtering flyter fakturaene gjennom systemet uten hindringer, godkjenningene skjer raskere, og økonomiteamet får full kontroll – uten unødvendig manuelt arbeid.
Hver måned mottar rederier tusenvis av fakturaer for blant annet drivstoff, havneavgifter, reservedeler og proviant. Mange av disse kommer i ulike formater – PDF-er, skannede kvitteringer og strukturerte elektroniske filer – noe som gjør manuell håndtering både tidkrevende og feilutsatt.
Med automatisert fakturahåndtering blir prosessen langt mer effektiv:
Resultatet? Mindre manuelt arbeid, færre feil og en langt mer strømlinjeformet prosess.
Før en faktura kan betales, må den ofte gjennom flere godkjenningsledd. Når prosessen er avhengig av e-postutvekslinger eller papirbaserte rutiner, er forsinkelser nærmest uunngåelige.
En automatisert arbeidsflyt sikrer at fakturaer ikke blir liggende:
Når godkjenningsprosessen går raskere, kan økonomiteamet betale i tide, unngå gebyrer og opprettholde gode leverandørforhold.
Mange shippingselskaper bruker separate systemer for innkjøp, regnskap og fleetmanagement. Når disse systemene ikke snakker sammen, må økonomiteamet manuelt matche fakturaer med innkjøpsordrer og leveringskvitteringer. Dette fører til unødvendig arbeidsbelastning, økt risiko for feil og tidkrevende avstemmingsarbeid.
Løsningen? Sømløs integrasjon:
Når systemene jobber sammen, kan økonomiteamet ta bedre beslutninger og bruke mindre tid på manuell avstemming.
Shippingbransjen er avhengig av effektivitet på alle nivåer, og fakturahåndteringen er intet unntak. Når fakturaer behandles raskt, godkjenninger ikke stopper opp og systemene fungerer sammen, får økonomiteamene bedre kontroll og driften går smidigere.
Smartere fakturahåndtering, raskere godkjenninger og sammenkoblede økonomisystemer hjelper shippingselskaper med å redusere kostnader, unngå forsinkelser og optimalisere den økonomiske arbeidsflyten.