Eye-share i stort shipping-selskap

Mark Adkins
IT-sjef
MOL Tankship Management Ltd
- De ansatte liker systemet veldig godt – rett og slett fordi det sparer dem for mye tid

Implementeringen av eye-share Faktura hos London-baserte MOL Tankship Management Ltd har vært en suksess. IT-sjef Mark Adkins forklarer hvorfor.

– Først og fremst kan vi nå til enhver tid spore hvor fakturaene er i godkjenningsprosessen. Tidligere ble fakturaene registrert, printet ut på papir og levert fysisk til godkjenneren. Sjansen for at fakturaene ble godkjent og returnert innen fristen var lav. Regnskapsavdelingen måtte hver dag bruke tid på å svare på henvendelser fra leverandører, og bruke unødvendig tid på å lete opp fakturaer og godkjenninger, sier Adkins.

Med en gang en faktura er registrert, vil systemet sjekke om alle detaljene er riktig og automatisk velge arbeidsflyten videre for godkjenning

Lett tilgjengelig
Med eye-share Faktura på plass kan alle ansatte raskt og enkelt få tilgang til alle fakturaer.

– Ansatte som kjøper utstyr til skipene våre vil for eksempel søke opp gamle fakturaer som referanse. Tidligere ville dette betydd at man måtte oppsøke et papirarkiv som befant seg på en annen lokasjon. Nå ligger alle fakturaer i systemet i ti år, sier Adkins.

– Implementeringen av eye-share Faktura betyr at 96 prosent av alle fakturaer nå blir betalt i tide. Det har resultert i færre purringer og forespørsler – som igjen har gjort regnskapsavdelingen mer effektive. De bruker ikke lenger unødvendig tid på å lete opp fakturaer, fortsetter Adkins.

Stort internasjonalt selskap
London-kontoret til MOL Tankship Management Ltd. får 18 000 inngående fakturaer hvert år, men med eye-share Faktura på plass blir ikke belastningen på de ansatte like stor som før.

– Vi har kun én ansatt som tar seg av inngående faktura nå. Jeg antar at denne bruker to til tre timer daglig på å behandle disse, sier Adkins.

Automatisk gjenkjenning
En av hovedgrunnene til den effektive papirflyten med eye-share Faktura er at fakturaene automatisk blir tolket og gjenkjent.

– Med en gang en faktura er registrert, vil systemet sjekke om alle detaljene er riktig og automatisk velge arbeidsflyten videre for godkjenning. Dette har spart betydelig tid for de ansatte, spesielt i innkjøps- og regnskapsavdelingen. De ansatte må bare gripe inn hvis systemet oppdager feilaktige eller ukjente tall og tolkinger som må justeres, sier Adkins.

Eye-share i søsterselskap
Ifølge IT-sjefen blir nye systemer vanligvis ikke uten videre tatt godt imot av de ansatte. Dette var på ingen måter tilfelle med eye-share Faktura.

– De ansatte liker systemet veldig godt – rett og slett fordi det sparer dem for mye tid. Derfor ble eye-share Faktura tatt veldig godt imot hos oss, sier Adkins.

MOL Tankship Management Ltd implementerte eye-share Faktura for tre år siden, og er nå i gang med å implementere systemet hos sine søsterselskap.

– Vi kjøpte også eye-share Faktura til MOL LNG, og ser nå på å kjøpe en versjon til det nye Kina-kontoret vårt, sier Adkins.

De ansatte liker systemet veldig godt – rett og slett fordi det sparer dem for mye tid

MOL Tankship Management Ltd. er en del av det store japanske shipping-selskapet Mitsui O.S.K. Lines, som opererer over hele verden. Kontoret i London har 55 ansatte, og kontrollerer 30 tankskip.

Les flere kundehistorier her!

Tagger:
eye-share Faktura kundehistorie kunder shipping