Mot helautomatisering av fakturabehandlingen ved hjelp av konteringsmaler

Heidi Solberg
Økonomisjef
Kitch’n
- Med aksesspunkt på plass har vi spart rundt et årsverk ved å ta i bruk eye-share Faktura

Butikkjeden Kitch’n vokste enormt på kort tid. Med over 100 000 fakturaer i året ble automatisering av fakturahåndteringen et naturlig valg. Ved hjelp av konteringsmaler ble bokføringsrutinen enda mer effektivisert, og når aksesspunkt er på plass anslår bedriften å spare et årsverk ved å ta i bruk eye-share Faktura.

– Den dagen vi tok i bruk eye-share Faktura senket skuldrene seg. Vi hadde behov for å effektivisere etter å ha vokst med 50 nye butikker på to år. Papirmengden var enorm og antall permer ble utfordrende å håndtere, så vi måtte foreta oss noe. Tidligere stod printeren og sveiv med 500 fakturaer hver dag. Fakturaer ble printet ut, fordelt på firmaer og deretter bokført. Det er noe helt annet å få det elektronisk. Stressnivået ble vesentlig redusert, sier økonomisjef i Kitch’n, Heidi Solberg.

eye-share Faktura ble implementert for å håndtere fakturastrømmen høsten 2014. Fem måneder etterpå tok Kitch’n nok et grep.

– Vi følte ting fungerte veldig greit fra den dagen vi tok eye-share Faktura i bruk. Men, det er også litt skummelt å være veldig fornøyd, for da ser vi kanskje ikke at man kan gjøre ting mer effektivt og på en annen måte. Vi hadde tenkt litt på bruk av maler på forhånd, men så ikke helt hvordan vi skulle ta det i bruk. Etter fem måneder med eye-share Faktura fikk vi besøk av en fra Eye-share som kunne se hvordan vi jobbet. Da så vi raskt at vi kunne bruke maler som automatisk la til hovedbokskonto, mva-kode og regnskapsfører på fakturaer som kom fra definerte leverandører, sier Solberg.

Vi vil ta i bruk aksesspunkt slik at vi også kan automatisere mottak av fakturaer fra leverandører. Kombinasjonen med aksesspunkt og maler blir en enorm tidsbesparelse. Hele bokføringen kan da skje ved et tastetrykk

kitchn-2

Sparer et årsverk
I dag behandler eye-share Faktura rundt 100 000 fakturaer i året for Kitch’n.

– Vi er bygget opp slik at vi har 15 -20 leverandører som står for nesten hele vareleveransen. Fakturaer blir lest inn i eye-share Faktura, og ved bruk av maler kommer de ferdig kontert og til riktig attestant. Når alt stemmer så gjør vi egentlig ingenting i eye-share Faktura, vi trykker bare «godkjenn» og ser at alt ser greit ut, forklarer hun.

Kitch’n har kun registrert regnskapsførere i eye-share Faktura, og bruker ikke godkjennere på den tradisjonelle måten på grunn av at de har få leverandører som leverer direkte til butikkene.

– Malene automatiserte prosessen ytterligere. Jeg tror det er veldig smart å få inn en rådgiver for å se om det er noe du kan gjøre bedre selv om man er veldig fornøyd. Det er nok mange som kan ta i bruk maler bare man tenker over hvilke type maler man trenger, sier Solberg.

Etter å ha tatt i bruk maler, er neste steg i automatiseringsprosessen aksesspunkt.

– Vi vil ta i bruk aksesspunkt slik at vi også kan automatisere mottak av fakturaer fra leverandører. Kombinasjonen med aksesspunkt og maler blir en enorm tidsbesparelse. Hele bokføringen kan da skje ved et tastetrykk, forklarer Solberg.

– Når aksesspunkt er på plass vil jeg tro at vi har spart rundt et årsverk ved å ta i bruk eye-share Faktura.

Når aksesspunkt er på plass vil jeg tro at vi har spart rundt et årsverk ved å ta i bruk eye-share Faktura

Uvirkelig å tenke tilbake
Butikkjeden som selger kjøkkenutstyr har vokst stort siden oppstarten i 1996. I dag har bedriften 108 butikker i Norge, og planer om å etablere seg utenlands. I dag jobber fem regnskapsførere med eye-share Faktura.

– Vi behøvde veldig lite opplæring. Vi brukte en halv dag i starten til å lære oss effektiv bruk, og etter det har det bare fungert. Vi sjekket flere leverandører og så kjapt at eye-share Faktura var veldig brukervennlig; det er enklere å lære en ny regnskapsfører eye-share Faktura enn det er å lære dem regnskapsprogram. I tillegg er det en bonus å kunne jobbe fra forskjellige steder. Tidligere har vi hatt studenter som har vikariert for oss i feriene, men nå kan de gjøre samme jobb fra sine studiesteder dersom vi har behov for ekstra hjelp i perioder. Det er veldig praktisk, og var ikke mulig før, sier Solberg.

Etter åtte måneders bruk er hun storfornøyd med eye-share Faktura.

– Vi har ikke bokført en eneste papirfaktura etter at vi begynte med eye-share – det er helt fantastisk. Nå er det uvirkelig å tenke på hvordan situasjonen var før vi kom i gang med elektronisk fakturabehandling, sier Solberg.

Vi har ikke bokført en eneste papirfaktura etter at vi begynte med eye-share – det er helt fantastisk. Nå er det uvirkelig å tenke på hvordan situasjonen var før vi kom i gang med elektronisk fakturabehandling

kitchn-3

Kitch’n ble etablert i 1996, og fikk dagens navn i 2002. Butikkjeden består av 108 butikker over hele Norge, og har hovedkontor i Sandnes. Selskapets visjon er å være nummer én på kjøkkenet – og arbeider for å tilby gode og innovative varer til kjøkkenet, med god service og fagkunnskaper på kjøpet. Selskapet behandler 100 000 fakturaer i året (2015).

Les flere kundehistorier her!

Tagger:
eye-share Faktura handel kundehistorie kunder