Produksjonsbedriften NorDan kjører papirløst kontor

Siv Turid Haukland Hellesmark
Utbetalingsansvarlig
- Med den store mengden faktura vi har er det kanskje snakk om flere årsverk som er spart inn. Bare å ta i bruk eye-share Capture frigjorde en halv stilling

Dør- og vinduspesialisten NorDan har en overflod av tomme permer etter at selskapet tok i bruk eye-share Faktura.

– Vi gikk fra kostnadsfaktura til å ta i bruk PO-match for fullt i desember 2016, og bare her sparer vi rundt 70 permer i året. I tillegg har vi tatt i bruk eye-share Diversebilag for å håndtere tolldeklarasjonene, og her sparer vi tre-fire permer med papir hver måned. Det er fantastisk fint å slippe å ha det på papir, og nå har vi et stort overskudd av permer og et papirløst kontor. Å ta i bruk eye-share Faktura har vært en helt ny verden, sier utbetalingsansvarlig i NorDan, Siv Turid Haukland Hellesmark.

Hun var med på prosessen da selskapet tok i bruk eye-share Faktura så langt tilbake som i 2003. I dag benytter hun og kollegene eye-share Faktura, eye-share Capture, eye-share Diversebilag, samt innkjøpsmatch og modul for tolldeklarasjon.

Å ta i bruk eye-share Faktura har vært en helt ny verden

Full kontroll
NorDan er en stor produksjonsbedrift med spesialkompetanse på dører og vinduer, og med 35 000 faktura i året fordelt på kontorer over hele landet er det viktig med orden på fakturaflyten.

– Det var en helt annen hverdag før da fakturabunkene lå spredd rundt på avdelingskontorene, og det var en kamp for å få fakturaene behandlet gjennom hele «mølla» i tide, med stempling, punching og kontering for hånd. Når det da kom en purring var det bare å gjette hvilken pult og hvilket utekontor fakturaen lå på, om det var i Oslo, Stavanger, Trondheim eller i Kristiansand. Nå har vi full kontroll, sier Hellesmark.

I desember 2015 ble hovedkontoret på Moi i Rogaland rammet av flommen «Synne». På den tiden hadde NorDan kun om lag halvparten av fakturaene i eye-share Faktura.

– Det endte med mange permer fulle med fakturaer til tørk i lang tid. Det hadde vi unngått helt om noe tilsvarende skulle skje igjen, nå som fakturaene er lagret elektronisk, sier Hellesmark.

Betydelig tidsbesparelse
Hos NorDan er 127 av selskapets 1500 ansatte brukere av eye-share. Faktura kommer på epost og mailreader legger dem automatisk over til eye-share Capture hvor de blir verifisert.

– Mailreader som står og leser hele tiden er veldig bra og sparer oss for masse manuelt arbeid. Da vi også tok inn alle PO-fakturaene i desember fikk vi full effekt, da vi slapp å skille dem i innboksen. Hele prosessen går automatisk og fungerer veldig bra. Det er ingen tvil om at det er veldig tidsbesparende.  sier Hellesmark.

Etter at NorDan for noen år siden byttet ut DokuStar med eye-share Capture, går fakturabehandlingen raskere enn noen gang før.

– Da vi fikk eye-share Capture gikk også verifiseringen mye raskere. Med den store mengden faktura vi har er det kanskje snakk om flere årsverk som er spart inn. Bare å ta i bruk eye-share Capture frigjorde en halv stilling, sier Hellesmark.

Med den store mengden faktura vi har er det kanskje snakk om flere årsverk som er spart inn. Bare å ta i bruk eye-share Capture frigjorde en halv stilling

Lett å bruke
NorDan har hovedkontoret på Moi i Rogaland, hvor 340 av selskapets 1500 ansatte arbeider.

– Systemet oppleves veldig positivt, og spesielt konteringsforslagene blir godt mottatt. Vi prekonterer en god del fakturaer for både utekontorer og avdelingssjefer som er usikre på hvilke kontoer de skal bruke, og de setter også stor pris på konteringsforslagene som gjør at de bare behøver å godkjenne fakturaen. I tillegg er loggen en veldig fin funksjon for å se historikken til hver faktura, sier Hellesmark.

NorDan AS, etablert i 1926, er en vindus- og dørprodusent med ca. 1500 medarbeidere og en konsernomsetning på 2,3 milliarder kroner. 55 prosent av salget skjer utenfor Norge, og de største utenlandsmarkedene er Sverige og Storbritannia. I Norge har firmaet hovedkontor og fabrikk på Moi i Sør-Rogaland, samt fabrikker på Otta og i Egersund. Selskapet har i tillegg tre fabrikker i Sverige og to i Polen. Selskapet har salgskontorer i England, Skottland, Sverige, Polen, Kina og Litauen i tillegg til Oslo, Stavanger, Kristiansand, Porsgrunn, Bergen, Trondheim, Ålesund og Moi.

Tagger:
eye-share Capture eye-share Diversebilag eye-share Faktura kundehistorie kunder produksjon