Sub Sea Services kundereferanse
Med kunder, filialer og underleverandører spredd over hele verden valgte oljeserviceselskapet Sub Sea Services eye-share Workflow Invoice for å spare tid og få bedre kontroll på regnskapsprosessen!
Fakturaene er nå klare til betaling på forfallsdato samme dag som de er mottatt fra våre underleverandører, sier økonomisjef i Sub Sea Services, Kristen Kildal.
Bedriften hans mottar årlig rundt 10 000 fakturaer fra en rekke underleverandører, og det er enkelt å tenke seg hvor mye tid og penger som blir spart ved at disse blir automatisk prosessert.
Det var alltid et etterslep av fakturaer, men nå blir mye av informasjonen innhentet automatisk. Systemet gjør at vi klarer å holde styr på alle fakturaene til enhver tid.
Effektiv arbeidsflyt
Kildal forklarer hvordan det nye systemet effektiviserer de daglige administrative arbeidsoppgavene i Sub Sea Services.
Vi har brukt svært mye tid på å behandle fakturaer. Sekretæren vår mottok alle fakturaene i konvolutter, åpnet dem hver for seg, og måtte sende dem videre til en rekke lokasjoner for kontering og godkjenning. Da hun mottok dem for andre gang måtte hun taste inn informasjonen hun fikk manuelt i vårt regnskapssystem. Det var alltid et etterslep av fakturaer, det var vanskelig å holde styr på dem, og de var ikke alltid betalt i tide. Nå blir mye av informasjonen innhentet automatisk, og konteringen må bare gjøres første gangen slik at systemet lærer hvordan fakturaen skal tolkes. Systemet gjør at vi klarer å holde styr på alle fakturaene til enhver tid, sier Kildal.
Kontroll på likviditeten
En annen stor fordel med eye-share Workflow Invoice er at Sub Sea Services nå har en mye bedre oversikt over selskapets likviditet.
Når alle fakturaene blir registrert umiddelbart kan vi alltid se den faktiske likviditeten i selskapet, sier Kildal.
Før eye-share Workflow Invoice ble implementert var de faktiske kostnadene i realiteten skjult i papirer som ”fløt rundt” i selskapet. Kildal har erfaring med eye-share Workflow Invoice fra sin tidligere jobb i dagligvarekjeden Coop, og kjente dermed til potensialet som lå i løsningen.
God oppfølging
Sub Sea Services implementerte eye-share Workflow Invoice i desember 2013, og Kildal roser oppfølgingen selskapet fikk fra Eye-share under oppstarten.
Å få nye systemapplikasjoner opp og stå i store organisasjoner kan være utfordrende, og det vil ofte oppstå enkelte komplikasjoner i en eller annen form. Derfor var det til stor hjelp at Eye-share hele tiden ba om tilbakemeldinger under implementeringsprosessen, og også støttet oss svært godt etter at vi startet å bruke systemet. Nå kjører det bra, sier Kildal.
Når alle fakturaene blir registrert umiddelbart kan vi alltid se den faktiske likviditeten i selskapet.
Sub Sea Services har hovedkontoret sitt i Stavanger, som er Norges oljehovedstad. Bedriften har i tillegg kontorer i Kristiansund, Jørpeland og Bergen, samt i Rio de Janeiro i Brasil. Sub Sea Services har vokst til en løsningsfokusert partner for offshore-industrien over hele verden, og støtter hele offshore-prosessen gjennom en helhetlig tilnærming til boreløsninger med sine skreddersydde løsninger.