Bertel O. Steen automatiserer fakturabehandlingen med eye-share

Bransje:
Detaljhandel/bil

Antall ansatte:
3000

Hovedkontor:
Lørenskog, Norge

Om Bertel O. Steen 

Bertel O. Steen er en fremtredende aktør i bilbransjen. Selskapet har spesialisert seg på import og salg av et bredt spekter av bilmerker, blant annet Mercedes-Benz, Kia, Peugeot, Citroën, DS, Opel, Fiat, Fiat Professional, Alfa Romeo, Jeep, smart®, Fuso og Setra. I tillegg til bilsalg tilbyr Bertel O. Steen omfattende finansieringsløsninger gjennom datterselskapet Bertel O. Steen Finans AS, og forvalter en betydelig eiendomsportefølje knyttet til bilbransjen. Ved utgangen av 2023 hadde selskapet en omsetning på 21 milliarder kroner og sysselsatte 3 199 årsverk.

Løsning

Bertel O. Steen bruker eye-share Workflow og eye-share Capture med en rekke moduler: Faktura, Innkjøpsmatch, Diversebilag, Purringer, Utlegg, Reiseregning, Masterdata og Rapport. Som ERP-system bruker B.O.S. IFS for regnskap, sammen med integrasjoner til Visma Business og SAP for innkjøp.

Bertel O. Steen, et av Norges største og mest anerkjente bilkonsern, har satt en ny standard for innovasjon og effektivitet ved å implementere eye-shares programvare for fakturaautomatisering. Med nærmere 700 000 innkommende fakturaer årlig, drar Bertel O. Steen nytte av automatisering og kunstig intelligens for å effektivisere prosessene innen regnskap, noe som har ført til betydelige tidsbesparelser, forbedret kvalitet og bedre innsikt på tvers av selskapet.

Ann Iren Evensen, prosessutvikler innen økonomi, og Lise Storsveen fra kompetansesenteret for lønn og regnskap, forteller hvordan eye-share har endret driften deres. «Vi bruker eye-share i dag til å håndtere alle innkommende fakturaer for hele konsernet, basert på alle våre selskaper. Funksjonaliteten i produktet er svært nyttig på flere områder, spesielt med automatisk bokføring av fakturaer og AI-løsningen,» sier Storsveen.

Betydelige besparelser og bedre kontroll

Før de tok i bruk eye-share, sto Bertel O. Steen overfor utfordringer med et utdatert system for ordre- og fakturahåndtering. Etter en grundig anbudsprosess ble eye-share Workflow valgt på grunn av sin brukervennlighet og solide funksjoner. Programvarens avanserte rapportering, KPI-løsninger og automatiseringsmoduler har vist seg uvurderlige, spesielt når det gjelder håndtering av periodiseringer og sikring av full kontroll over kostnader.

Vi vil gjerne ha kunnskap om fakturaflyten i konsernet og innsikt i hvor stor andel av fakturaene som er godkjent innen månedslutt, og evt. hvor mye morarenter som kan påløpe pga sen betaling. Slik kan vi hele tiden overvåke, følge opp og forbedre de interne prosessene.

"eye-share har levert konkrete, målbare besparelser for Bertel O. Steen. Dette inkluderer redusert behov for arbeidskraft, forbedret kvalitet på innkommende fakturaer, og et større fokus på EHF-overholdelse".

En annen fordel med løsningen er muligheten til å automatisk sjekke for duplikater og avvik på kontonummer, noe som har spart mye tid og redusert risikoen for feil. Muligheten til å godkjenne fakturaer fra mobil har også blitt svært verdsatt i en hektisk hverdag.

Suksess gjennom samarbeid

Bertel O. Steen har samarbeidet tett med Eye-share under hele prosessen fra start til mål. Medarbeidere i Bertel O. Steen har sammen med prosjektleder i Eye-share gjort en strålende jobb med å bygge opp fullmaktene på ny, slik at selve implementeringen gikk veldig smertefritt.  Det har vært viktig med god prosjektledelse fra Eye-share. Alle innspill og forslag var myntet på fremtiden og den løpende produktutviklingen innad i Eye-share. Vi tok jevnlig en pust i bakken for å se på status, og prosjektleder hadde god forståelse for våre behov og hvordan vi jobber i Bertel O. Steen. Vi ble ivaretatt på en svært god og profesjonell måte.

"Eye-share har vært en verdifull partner for oss, og deres løpende produktutvikling sikrer at vi kan fortsette å optimalisere våre prosesser, forteller Evensen".