Fatland optimaliserer fakturahåndteringen med skreddersydde løsninger for kjøttindustrien

Slakteri- og kjøttforedlingskonsernet Fatland har lagt purringer og inkassovarsler bak seg ved å ta i bruk fakturamodulen i eye-share Workflow.

Fatland-konsernet har kontorer og produksjon både i Ølen, Oslo, Sandefjord og på Jæren. Da eye-share Workflow sin fakturamodul ble tatt i bruk i 2016 fikk selskapet full kontroll på fakturaflyten.

Den kontrollen vi har nå er veldig, veldig viktig for konsernet; at vi vet hvor fakturaen ligger, at vi vet at alt kommer inn ett sted – og vi vet at hvis det ikke ligger der så har det heller ikke kommet. I de få tilfellene vi har vært uenige med leverandørene så har leverandørene som regel hatt feil i og med at vi har en enhetlig og oversiktlig måte å gjøre det på. Det er utrolig sjelden at bilag forsvinner. Eye-share og stabiliteten på programvaren er kjempebra, sier Roar Malmin, økonomisjef i Fatland Jæren AS med ansvar for konsernregnskapet.

 

Måtte ta tilbake kontrollen

Som økonomisjef for konsernet med 650 ansatte, hvorav 100 er brukere av eye-share Workflow, var det viktig for Malmin å få kontroll på papirene.

Vi hadde ingen system før, og det var forskjellige rutiner fra sted til sted. Papirfaktura ble signert og levert fra alle kanter, slik at noen kom i posten og noen kom på epost, og de ble ikke alltid sendt til riktig adresse. Flere ble sendt direkte hjem til ansatte. Vi hadde en utfordring med at vi aldri hadde noen kontroll på hvilke fakturaer vi hadde liggende, og i forbindelse med periodestenging visste vi ikke hvilke fakturaer som var i sirkulasjon. Vi kunne for eksempel ikke fornuftig evaluere en avsetning man skulle ta. Faren for å betale feilaktige faktura var stor, det ble mye etterslep, og mange purringer og inkassovarsler i perioder. For når produksjonen ble travel en periode, så ble gjerne fakturaene liggende i en skuff, forklarer Malmin.

Han opplever nå en mye mer oversiktlig hverdag.

Nå har vi ett skannesenter som kontrollerer alle bilag og legger inn reskontrolinjer med mer, og regnskapsavdelingen ser vanligvis ikke bilaget før det kommer til etterkontroll – en etterkontroll som går ekstremt mye kjappere enn om vi måtte puche alt manuelt. Om vi trenger hjelp så er kvaliteten på eye-share Support og supportsystemet Quick-share veldig bra. Vi får løst problemene som skulle oppstå og responstiden er vanligvis veldig god.

 

Skreddersydd for kjøttindustrien

Fatland-konsernet mottar årlig 25 000 faktura, og økonomisjef Malmin har gjort flere tilpasninger i eye-share Workflow for å gjøre hverdagen mer praktisk.

Vi kjøper kjøtt i Tyskland når vi har kjøpt alt det norske kjøttet og det fortsatt er et udekket behov i markedet. Jeg kjøper euro for hvert lass med kjøtt vi importerer, og da vet vi allerede i forkant hva valutakursen blir. Vi har derfor fått en tilpasning som legger inn valutakursen på bokføringstidspunktet, og det forenkler ting for oss. I tillegg har vi gjort en tilpasning slik at vi på ett og samme bilag kan endre valutakurser på linjenivå. Det er også veldig praktisk, sier Malmin.

 

Mer robust

Innførselen av eye-share Workflow har hatt positiv innvirkning på Fatland på flere områder.

I tillegg til sikkerhet og kontroll, så har vi også oppnådd effektivisering ved å ta i bruk eye-share Workflow. Det er ingen tvil om at flere i regnskapsavdelingen har fått mye bedre tid enn de hadde før, og de kan bruke tiden sin på andre viktige ting. Ved ferie og fravær er vi mer robuste ved at vi kan sette opp stedfortredere slik at en faktura ikke sitter fast. Det er helt andre muligheter for å få fakturaer gjennom systemet enn tidligere, og hvis noen drukner i arbeid så kan vi ta kontakt og få løst det på en enkel måte. Det er viktig at når leverandøren har levert noe til oss, så skal vi sørge for å betale på tiden, sier Malmin.

Også revisorene har fått en enklere oppgave.

Tidligere kunne det ta flere minutter å hente frem bilagene, mens det nå tar sekunder. Det gjør det veldig mye enklere å slå opp i bilagene, som også senker terskelen på å gjennomføre noen kontroller. Vi har også gitt revisor full tilgang til hele systemet, så kan de enkelt sjekke det de måtte ønske fra sitt eget kontor.

 

Fakturaprosessen hos Fatland

Faktura, enten i EHF-, PDF-, eller papirformat, mottas i et felles skannesenter for konsernet. Papir blir skannet og sendt til en epostadresse, deretter tolket og påført reskontroinformasjon før den sendes til godkjenning.

Fatland har to ledd i godkjenningsprosessen i tillegg til en etterkontroll. Først til den som kjenner kostnaden best – typisk en bestiller som også konterer siden de har mest detaljkunnskaper om kostnaden og om det f.eks. er en påkostning eller vedlikehold – det har ikke alle andre en forutsetning for å se når de ser en faktura. På den måten heves kvaliteten på konteringen.

Deretter blir faktura sendt til anviser og videre til etterkontroll. Regnskapskyndig person kontrollerer om alle formalkrav er på plass, at konteringene ser rimelige ut og at merverdiavgiften er under kontroll. Deretter overført til AX og remittert derfra.