Implementeringen av fakturamodulen i eye-share Workflow hos London-baserte MOL Tankship Management Ltd har vært en stor suksess. Informasjonssjef Mark Adkins fremhever flere fordeler.
"Først og fremst kan vi nå til enhver tid spore hvor fakturaene er i godkjenningsprosessen. Tidligere ble fakturaene registrert, printet ut på papir og levert fysisk til godkjenneren. Sjansen for at fakturaene ble godkjent og returnert innen fristen, var lav. Regnskapsavdelingen måtte hver dag bruke tid på å svare på henvendelser fra leverandører, og bruke unødvendig tid på å lete opp fakturaer og godkjenninger", sier Adkins.
Lett tilgjengelig
Med eye-share Workflow Invoice på plass kan alle ansatte raskt og enkelt få tilgang til alle fakturaer.
"Ansatte som kjøper utstyr til skipene våre vil for eksempel søke opp gamle fakturaer som referanse. Tidligere ville dette betydd at man måtte oppsøke et papirarkiv som befant seg på en annen lokasjon. Nå ligger alle fakturaer i systemet i ti år", sier Adkins.
"Implementeringen av eye-share Workflow betyr at 96 prosent av alle fakturaer nå blir betalt i tide. Det har resultert i færre purringer og forespørsler – som igjen har gjort regnskapsavdelingen mer effektive. De bruker ikke lenger unødvendig tid på å lete opp fakturaer", fortsetter Adkins.
Stor internasjonal tilstedeværelse
London-kontoret til MOL Tankship Management Ltd. får ca 40 000 inngående fakturaer hvert år, men med eye-share Workflow på plass, blir ikke belastningen på de ansatte like stor som før.
"Vi har kun én ansatt som tar seg av inngående fakturaer nå. Jeg antar at vedkommende bruker to-tre timer daglig på å behandle disse", sier Adkins.
Automatisk gjenkjenning
En av hovedgrunnene til den effektive papirflyten med eye-share Workflow er at fakturaene automatisk blir tolket og gjenkjent.
"Med en gang en faktura er registrert, vil systemet sjekke om alle detaljene er riktig og automatisk velge arbeidsflyten videre for godkjenning. Dette har spart betydelig tid for de ansatte, spesielt i innkjøps- og regnskapsavdelingen. De ansatte må bare gripe inn hvis systemet oppdager feilaktige eller ukjente tall og tolkinger som må justeres", sier Adkins.
Eye-share i søsterselskap
Til tross for en viss skepsis til nye teknologiske implementeringer, var mottakelsen av eye-share Invoice overveldende positiv blant de ansatte.
"De ansatte er veldig glade i dette systemet fordi det reduserer tidsbruken på administrative oppgaver betydelig. Systemet ble svært godt mottatt", sier Mark.
Selskapet lanserte eye-share Workflow Invoice for tre år siden, og utvider nå bruken til å omfatte søsterselskaper.
"Vi har kjøpt inn et ekstra eye-share Invoice-system til MOL LNG, og vi vurderer å kjøpe ytterligere et til vårt nye kontor i Kina", legger Mark til.
