OKEA forenkler fakturahåndteringen med eye-share Workflow

Industri: 
Energi

Antall ansatte: 
200

Hovedkontor: 
Trondheim

About

OKEA ble etablert i 2015 som en E&P startup og er i dag en raskt voksende oljeprodusent som opererer på norsk sokkel. Selskapet mål er å bidra til verdiskapingen gjennom å bringe ubebygde funn, med under 100 millioner fat olje i reservene, i produksjon. Hovedkontoret er lokalisert i Trondheim, mens operasjonssenter for felt er basert i Kristiansund. OKEA har ambisjon om å bli en ledende operatør innen utbygging og drift.

Løsning

OKEA implementerte eye-share Workflow med modulene Faktura, Diversebilag og Purring med integrasjon mot ERP-systemet Visma Business og innkjøpssystemet Star.

Fleksibel løsning for vekst

For å kunne transformere selskapet fra en E&P startup til en større etablert oljeprodusent, var det viktig for oss å finne en fleksibel fakturaløsning som kunne vokse i takt med våre behov. Løsningen måtte kunne integreres med eksisterende innkjøps- og økonomisystem, og komme på plass raskt, slik at vi fikk betalt fakturaene våre i tide, forteller Kjersti Hovdal i OKEA.

90% automatisert fakturaflyt og smidig integrasjon

Valget falt på eye-share Workflow med smidig integrasjon til både økonomi- og innkjøpssystemet. OKEA håndterer over 60.000 inngående fakturaer årlig. Selve fakturaprosessen starter med en bestilling (PO) i innkjøpssystemet. Når varene blir levert, tar OKEA servicemottak i systemet. Deretter får de faktura med mulighet for en prematching. Bestillingsnummeret på fakturaen vil da matche mot bestillingen i innkjøpssystemet og eye-share Workflow blir automatisk oppdatert med hvor mye av bestillingen som er mottatt. Ved match blir fakturaen automatisk godkjent, noe som betyr at OKEA kun trenger å behandle manuelt de fakturaene som har avvik. Som selskap foretrekker de faktura på EHF-format da disse kommer automatisk inn i eye-share Workflow.

Kjersti Hovdal trekker frem at funksjonalitet for kontroll mot OKEAs autorisasjonsmatrise i løsningen er svært viktig. Dette betyr at faktura sendes til riktig mottaker for godkjenning, basert på beløpsgrenser, og sørger for trygghet og kvalitetssikring av regelverk i en travel hverdag.

Rask implementering

eye-share Workflow har klart å støtte de prosesser vi måtte ha på plass i forbindelse med transformasjonen av selskapet. Vi ble møtt av et svært løsningsorientert leveranseteam som fikk oss opp å gå i løpet av to måneder.

Effektiviseringsgevinst

Med eye-share Workflow, integrert med innkjøps- og økonomisystemet, har vi fått et helhetlig ERP system som både automatiserer og effektiviserer våre interne prosesser, slik at vi kan konsentrere oss om våre videre vekstplaner, avslutter en fornøyd Kjersti Hovdal i OKEA.