Bruk stedsfortreder i ferien

I ferietider kan stedfortrederfunksjonen i eye-share være en nyttig hjelper for å sikre at fakturaer og andre dokumenter ikke blir liggende på vent. Dette er en standard funksjon som gjør det mulig for en kollega å behandle dokumenter på vegne av deg i en bestemt periode – for eksempel mens du er på ferie eller ved annet lengre fravær.

Du kan selv bestemme hvilke dokumenttyper og hvilke firmaer stedfortrederen skal kunne behandle. Som godkjenner kan du sette opp din egen stedfortreder, mens regnskapsbrukere har mulighet til å gjøre dette på vegne av andre. Det er ikke mulig å sette opp seg selv som stedfortreder for andre, uavhengig av rolle og tilgangsnivå.

Slik setter du opp stedsfortreder

Stedfortreder legges inn under Oppsett | Stedfortredere. I fanen Koblinger kan du angi stedfortredere for bestemte avdelinger, prosjekter eller andre relevante områder. Husk at stedfortrederen må defineres for alle dokumenttyper, firmaer og koblinger som den opprinnelige godkjenneren har tilgang til.

Skal fullmaktene arves?

Som standard arver stedfortrederen fullmaktene til godkjenneren. Det betyr at vedkommende kan behandle fakturaer med samme beløpsgrenser og godkjenningsrettigheter som deg. Dette sikrer at kontering og behandling følger samme prosess, selv om du er borte.

I noen tilfeller ønsker man likevel at stedfortrederen ikke skal kunne godkjenne fakturaer over et visst beløp – for eksempel hvis du har høye beløpsfullmakter. Da kan du velge at fullmaktene ikke arves. I slike tilfeller vil stedfortrederen bruke sine egne fullmakter, og systemet sørger for at fakturaer over vedkommendes grense automatisk sendes videre til ny godkjenner.

Hvordan ser det ut for stedsfortrederen?

I perioden hvor stedfortrederen er aktiv, vil dokumentene som egentlig tilhører godkjenneren, vises under Til behandling hos stedfortrederen. En informasjonsmelding i løsningen gjør det tydelig at dokumentet behandles på vegne av en annen. Ved godkjenning vil det også fremgå i loggen at fakturaen er godkjent av stedfortreder.

I stedfortrederperioden

Stedfortreder får tilgang til dokumenter i Til behandling for den perioden vedkommende er stedfortreder for en godkjenner.

Dette vises med en informasjonsmelding i løsningen. Ved godkjenning av en faktura i stedfortrederperioden vil det komme tydelig frem at dokumentet er godkjent av stedfortreder på vegne av opprinnelig godkjenner.

Ønsker du hjelp til å sette opp stedfortreder eller har spørsmål om fullmakter? 

Ta kontakt, så hjelper vi deg gjerne!