Hva betyr automatisering av fakturahåndteringsprosessen? 

Automatisering av fakturahåndteringsprosessen handler om å bruke programvare til å ta seg av hele fakturaprosessen — mottak, datauttrekk, godkjenning og betaling — uten at noen trenger å gjøre det manuelt. I stedet for at ansatte bruker tid på å taste inn fakturadata, purre på godkjenninger og sjekke mot bestillinger, tar systemet seg av dette selv.

I praksis betyr det at fakturaer mottas, behandles og sendes til betaling med minimalt behov for manuell inngripen underveis.

Hvorfor manuelle prosesser skaper hodepine

Forsinkede betalinger har en tendens til å skape problemer langt utover selve fakturaen. Anstrengte leverandørforhold, forsinkede innkjøp, tregere produksjon — konsekvensene hoper seg opp, og de kan som regel spores tilbake til én ting: en manuell fakturaprosess med for mange ledd der noe kan gå galt.

En typisk manuell fakturaprosess innebærer mange steg — mottak, registrering, videresending til godkjenning, matching mot bestilling i ERP-systemet og til slutt utbetaling. Hvert steg er en mulighet for feil eller forsinkelse.

Og når fakturavolumet øker, forsterkes problemene. Det som fungerer greit for 200 fakturaer i måneden, begynner fort å slå sprekker ved 2 000.

Hva automatisering av fakturahåndtering faktisk gjør

Tar imot fakturaer automatisk

Fakturaer kommer i mange forskjellige formater, og et godt system håndterer de fleste uten manuell sortering. eFakturaer går rett inn i systemet, mens noen løsninger også kan hente PDF-fakturaer fra en dedikert innboks, lese og tolke dem, og behandle dem i samme arbeidsflyt. Enkelte systemer, inkludert eye-share, tilbyr i tillegg en leverandørportal der leverandørene selv kan opprette og sende fakturaer direkte til deg. 

Matcher fakturaer mot bestillinger

Automatisk matching av innkommende fakturaer mot tilhørende innkjøpsordre gir en ryddig og sporbar prosess fra bestilling til betaling, og reduserer risikoen for å betale for varer eller tjenester som aldri ble bestilt.

Sender godkjenninger til rett person

I stedet for å jage godkjenninger på e-post ruter systemet fakturaen til riktig person basert på forhåndsdefinerte regler. Noen løsninger har også mobiltilgang, så godkjenninger stopper ikke opp bare fordi noen er på reise eller borte fra kontoret. 

Bruker AI til å håndtere mønstre

Kunstig intelligens kan være aktiv på flere punkter i fakturaprosessen. Helt i starten kan den gjenkjenne og hente fakturaer direkte fra innboksen. Videre analyserer den mønstre i hvordan lignende fakturaer fra samme leverandør har blitt behandlet tidligere, og bruker dette til å foreslå eller bygge nye behandlingsregler automatisk. Over tid kan rutinefakturaer — samme leverandør, samme beløp, ingen avvik — gå gjennom hele prosessen uten at noen trenger å røre dem. Ser noe uvanlig ut, sendes fakturaen til manuell behandling i stedet. 

Lagrer alt trygt i skyen

Mange systemer lagrer fakturadata, godkjenninger og revisjonslogger i skyen, slik at du har tilgang fra hvor som helst, når som helst. 

Slik ser prosessen ut fra start til slutt

1. Mottak - eFaktura eller PDF kommer inn og går automatisk inn i arbeidsflyten.

2. Ruting - regler og AI avgjør hvem som skal godkjenne.

3. Godkjenning - godkjenner får varsel, konterer og godkjenner fakturaen.

4. Betaling og bokføring - godkjent faktura overføres til regnskapssystemet for postering og utbetaling.

5. Arkivering - alt logges og lagres, klart for rapportering eller revisjon.

Hvilken rolle spiller AI i automatisering av fakturahåndtering?

AI er ikke bare nyttig i godkjenningsfasen, den er aktiv gjennom hele prosessen. Helt fra start kan den gjenkjenne og hente fakturaer direkte fra innboksen, uten at noen trenger å sortere dem manuelt. Underveis lærer den av hvordan lignende fakturaer fra samme leverandør har blitt behandlet tidligere, og bruker dette til å bygge stadig bedre behandlingsregler. Over tid betyr det at rutinefakturaer kan flyte gjennom hele prosessen helt av seg selv. Dukker det opp noe uvanlig, fanges det opp og sendes til manuell behandling. 

Derfor er skalerbarhet viktig

En av de store fordelene med automatisert fakturahåndtering er at økt volum ikke automatisk betyr mer arbeid for teamet ditt. Enten dere behandler 20 000 eller 1 000 000 fakturaer i året, håndterer systemet det uten at dere trenger å skalere opp bemanningen tilsvarende. 

Hvordan er komplett løsning kan se ut

eye-share Workflow er et eksempel på en ende-til-ende-plattform for automatisering av fakturahåndtering, som dekker hele prosessen beskrevet i denne artikkelen – fra AI-drevet tolkning av fakturaer og automatisk bestillingsmatching til godkjenningsflyt, ERP-integrasjon og skybasert arkivering. Løsningen er utviklet for mellomstore og større virksomheter som håndterer høye fakturavolumer, uten at arbeidsmengden i økonomiteamet øker i takt. 

Fremtiden er automatisert

Automatisering av fakturahåndtering handler om mer enn å få fakturaer raskere gjennom systemet. Det frigjør tid for teamet ditt, gjør det mulig å vokse uten å ansette flere folk og gir deg et mye bedre datagrunnlag for økonomiske beslutninger. Med full oversikt over fakturaprosessen — hva som venter på godkjenning, hva som er betalt, hva som er forsinket — er du i en langt bedre posisjon til å styre likviditeten og ta tak i problemer før de vokser seg store.

For de fleste er spørsmålet ikke lenger om man skal automatisere, men hvor raskt man kommer i gang.