Slik effektiviserer Active Brands fakturahåndteringen med eye-share Workflow

Bransje:
Detaljhandel

Antall ansatte:
165

Hovedkontor:
Oslo, Norge

Om Active Brands

Active Brands er en ledende leverandør av premium sports- og friluftsklær i Norden. Selskapet har en omsetning på ca. 800 millioner kroner og 165 ansatte i Norge, Sverige, Danmark, USA og Kina. Kjernemarkedet er i Norden, men Active Brands eksporterer også sine sterkeste merkevarer til Europa og USA.

Løsning

Active Brands bruker eye-share Workflow med følgende moduler: Faktura, Reiseregning, Kontrakt og Diversebilag - alle skreddersydd for å møte deres unike behov.

Active Brands har tatt i bruk eye-share Workflow sammen med modulene for reiseregning, kontrakt, diversebilag og fraværsregistrering – som er en tilpasning laget etter selskapets ønsker.

Vi har vært opptatt av at alle ansatte skal kunne gå inn fra ett sted for å utføre de behovene de har, og ikke være avhengig av mange ulike systemer. Nå har vi fått utviklet og tilpasset eye-share slik vi vil ha det, og resultatet er at vi har fått en ekstremt mye bedre oversikt; vi kan til enhver tid sjekke det vi ønsker å sjekke siden alt er registrert i det samme systemet. Vi har oversikt og kontroll, og kan sjekke uansett hvor i verden vi er, sier Wexelsen-Freihow.

Ingen fakturaer på avveie

Active Brands-konsernet er en ledende leverandør til det skandinaviske sports- og friluftsmarkedet, og omsetter i dag for rundt 500 millioner kroner. Alle de 140 ansatte har en brukerkonto i eye-share.

Regnskapssjef Wexelsen-Freihow var med i prosessen da eye-share Workflow ble tatt i bruk i 2013.

Hverdagen var slik at vi i regnskapsavdelingen ikke var sikre på hvor alle fakturaene som virret rundt i organisasjonen til enhver tid var. Med eye-share Workflow  fikk vi først og fremst god oversikt. Nå ser vi det store bildet med én gang, og ingen fakturaer havner på avveie. Fakturaene kan godkjennes overalt, lederne har mer kontroll i sine respektive avdelinger og kan godkjenne fakturaene umiddelbart, sier hun.

Lyttet til våre behov

Med flere tilpasninger har dialogen med Eye-share vært viktig både før, under og etter at eye-share Workflow Invoice ble tatt i bruk.

Under implementeringen var kontaktpersonene i Eye-share veldig samarbeidsvillige, og vi følte at de lyttet til våre behov som brukere. Noen av forslagene våre ble en lokal tilpasning, mens andre ting ble registrert og tatt med i neste versjon av programvaren, sier hun.

Mange moduler og tilpasninger til tross; opplæring av nye brukere går stort sett smertefritt.

Å lære opp nye folk er nesten selvgående, da det er en lav terskel for å benytte systemet. Vi viser hvordan vi ønsker at ting skal skannes og at det skal være ryddig og ordentlig, men selve systemet sier seg nesten selv, så det er veldig enkelt, sier Wexelsen-Freihow.