Hvordan Blystad Group endret fakturahåndteringen med eye-share Workflow

Industri:
Shipping

Antall ansatte:
1400

Hovedkontor:
Oslo, Norge

Om Blystad

Blystad Group er et diversifisert investeringskonsern med interesser innen shipping, offshore, olje- og energirelatert virksomhet og eiendom. Konsernet eies av Arne Blystad og hans familie, og allokerer 50 % av sine investeringer til shipping, 25 % til eiendom og 25 % til andre virksomheter. Konsernets shippingvirksomhet er en videreføring av en lang og stolt tradisjon innen internasjonal skipsfart, en bransje Arne Blystad Sr. begynte å engasjere seg i allerede på 1940-tallet.

Løsning

Blystad implementerte eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: Faktura, Diversebilag, Rapport og Innkjøpsmatch. Løsningen er fullt integrert med deres ERP-system, ShipNet.

Blystad Group har vokst seg store innen shipping, eiendom og andre investeringer, og ønsket seg en papirløs hverdag. Et besøk hos en referansekunde gjorde veien til eye-share Workflow kort.

Hvorfor Eye-share?

– Det var flere grunner til at vi valgte Eye-share. Vi fant ut at de fleste shippingkundene brukte eye-share Workflow, og vi fant også tolkeverktøyet mye mer presist enn de øvrige løsningene på markedet. En annen årsak var at Eye-share hele tiden var fokusert på innovasjon og utvikling der konkurrentene i stor grad sa at «slik er systemet, det er dette du får». De var fornøyde med produktet slik det var der og da, mens Eye-share så hvilke muligheter vi hadde for å tilpasse systemet til våre behov. Eye-share tok også initiativ til et referansebesøk hos en annen shippingkunde for å vise at det som ble lovet også fungerte i praksis, noe som var til stor hjelp for oss. Andre sa bare at det ville fungere uten å følge det opp, sier IT-integrasjonsansvarlig John Murray i Blystad Group.

Elektronisk håndtering av fakturaer

eye-share Workflow håndterer 15 000 faktura i året for Blystad Group. Tidligere ble fakturaene oppbevart i et hylle- og mappesystem over flere lokasjoner. Nå skjer alt elektronisk.

– Det har uten tvil blitt en enklere hverdag, og vi tok også i bruk modulen for Diversebilag for å gjøre kontoret helt papirløst. Vi har 33 ansatte i Oslo og 25 ansatte i Glasgow i Skottland – hvorav 34 bruker eye-share Workflow. De fleste fakturaene i Oslo kommer på epost som sendes til eye-share Capture for tolking, og videre til eye-share Workflows fakturamodul for kontering og utsendelse for godkjenning. I Skottland foregår det litt annerledes, hvor Eye-share har laget en veldig bra konfigurasjon for innkjøpsfaktura i eye-share-applikasjonen hvor man via en knapp i eye-share kan åpne og redigere innkjøpsfaktura i et nytt vindu. Andre tilpasninger vi bruker er fargeskanning i eye-share Capture for å gjøre store PDA/Agent-dokumenter mer lesbare, samt ekstra kolonner for å vise de dimensjonene vi bruker mest; for eksempel en egen kolonne for en tjeneste kjøpt i utlandet som har spesielle momsregler, sier Murray.

Tidsbesparende prosess

Blystad Group tok i bruk fakturamodulen for eye-share Workflow i 2013, og Murray, som selv var med på prosessen, mener tiden før og etter ikke kan sammenlignes.

– Nå har vi et søkbart arkiv og slipper permer og papir, og det er også mye lettere for revisor å utføre revisjon. Vi har alltid to godkjennere på hver faktura, med purrefunksjon og påminnelser slik at vi ikke lenger overstiger forfallsdato. Konteringsmaler og rapporter i Excel Rapport bidrar til automatisering av bokføringsrutinen, mens det beste er at vi umiddelbart kan se fakturaene og bilagene fra andre land og slippe å sende papirene fysisk frem og tilbake. Vi kan se alt online – med sporingsfunksjonalitet – så hele prossesen har blitt enklere og det sparer oss for mye tid, sier Murray.

Teknologisk ekspertise og utmerket støtte

Blystad Group tok seg god tid når eye-share Workflow Invoice skulle tas i bruk.

– Vi ønsket å gjøre mange tilpasninger for valuta, moms og de ulike landene vi opererte i, og det opplevdes som en suksess. Inntrykket vi sitter igjen med er at Eye-share har mange personer med teknologisk innsikt, og som også har den holdningen om at alt kan fikses. De forstod utfordringene vi hadde. Etter to år med eye-share Workflow Invoice kan jeg si at det samme gjelder for servicen generelt. Det er hyggelig å prate med folk i Eye-share, og hvis vi ønsker å se nye moduler eller trenger hjelp så er det bare å bestille en gjennomgang – så får vi hjelp med en gang, sier Murray.