Slik automatiserer Inchcape Shipping Services fakturahåndteringen med eye-share

Bransje:
Shipping

Hovedkontor :
Bergen

Om Inchcape

Inchcape Shipping Services  leverer havneagent- og logistikktjenester langs hele norskekysten. Selskapet driver terminaler i Tønsberg, Mosjøen og Skålevik, og har kontorer i blant annet Bergen, Larvik, Mongstad, Kristiansund og Mosjøen.

Med solid lokal forankring og egne ansatte i operativ drift, bistår de skip innen shipping, råvarer, energi og offentlige oppdrag. Som del av Inchcape-nettverket kombineres norsk kystkompetanse med internasjonale systemer og digitale løsninger – og sikrer effektive og forutsigbare operasjoner i norske farvann.

Løsning

Inchcape Shipping Services bruker eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: faktura, diversebilag, reiseregning og rapport.

Hør hvordan løsningene har hjulpet Inchcape å automatisere sine prosesser i videoen nedenfor.

Fra manuell fakturahåndtering til full automatisering

Inchcape Shipping Services er en global leverandør av havneagent- og maritime tjenester, med døgnkontinuerlig drift over hele verden. I en virksomhet som aldri stopper, må også de finansielle prosessene være robuste, forutsigbare og i stand til å gå av seg selv.

Gjennom mange års samarbeid med eye-share har Inchcape beveget seg fra en hverdag preget av manuelle steg og oppfølging, til en løsning der store deler av fakturaflyten går automatisk.

Et gradvis skifte mot automatisering

Endringen har skjedd steg for steg. Med bedre datakvalitet, tydeligere arbeidsflyt og sterkere systemstøtte har grunnlaget for automatisering blitt stadig mer solid.

I dag matches fakturaer automatisk mot innkjøpsdata. Når informasjonen er korrekt og kriteriene er oppfylt, behandles fakturaen videre uten manuell inngripen. Det gir både presisjon og tempo – uten at kontrollen svekkes.

Tilpasset døgnåpen drift

For en global aktør med kontinuerlig drift kan ikke fakturabehandlingen være avhengig av enkeltpersoners tilgjengelighet.

Med automatisk overføring mellom økonomi- og driftssystemer fortsetter prosessen døgnet rundt. Systemet håndterer matching og flyt, mens ansatte kun trer inn der det faktisk er behov for vurdering eller godkjenning. Når alt er klart, sendes informasjonen sømløst tilbake til det operative systemet – klar for videre fakturering.

Mindre håndtering, mer kontroll

Økonomiteamet bruker ikke lenger tid på å behandle hver fakturalinje manuelt. I stedet rettes oppmerksomheten mot avvik og vurderinger som krever faglig skjønn.

Resultatet er en mer fokusert arbeidshverdag – og bedre utnyttelse av kompetansen i teamet.

Resultatet

• Automatisk matching mot innkjøpsdata.
• Sømløs samhandling mellom økonomi- og driftssystemer.
• Kontinuerlig fakturaflyt – 24/7.
• Redusert manuelt arbeid og færre avbrudd.

For Inchcape har automatiseringen styrket både effektiviteten og kontrollen – og frigjort kapasitet til oppgaver som skaper større verdi i virksomheten.