Mestergruppen sparer opptil to arbeidsdager i uken med eye-share Workflow

Bransje:
Bygg og anlegg

Antall ansatte:
1500

Hovedkontor:
Oslo, Norge

Om Mestergruppen

Mestergruppen er et av Skandinavias største konsern innen byggevarehandel, overflatebehandling, VVS, huskjededrift for boligentreprenører og eiendomsutvikling. Selskapet eier byggevarekonseptene Byggtorget, Byggeriet, XL-BYGG og Bolist, som til sammen har rundt 500 utsalgssteder i Norge og Sverige. I 2023 hadde Mestergruppen en omsetning på cirka 17,7 milliarder kroner, og konsernet har omtrent 1500 ansatte fordelt på begge land.

Løsning

Mestergruppen implementerte eye-share Workflow med følgende moduler: Faktura, Diversebilag, Tolldeklarasjon, Rapport og Innkjøpsmatch. Løsningen er fullt integrert med deres ERP-system, Microsoft 365 FO.

Mestergruppen, en av de fremste aktørene innen bygg, eiendomsutvikling og byggematerialer i Skandinavia, har gjort store fremskritt for å styrke sin digitale posisjon. Da de i 2021 tok i bruk eye-shares automatiseringsprogramvare, forvandlet de hele fakturahåndteringsprosessen. Nå er prosessen smidigere enn noensinne, og effektiviteten har fått en kraftig oppsving.

"Det er fantastisk når alt går på skinner, og du ser at du kan spare opptil to arbeidsdager hver uke. Det gir hele teamet et skikkelig løft – det blir gøy å jobbe", sier en begeistret Torunn Michaelsen, Regnskapsdirektør i Mestergruppen.

Et system som er enkelt å bruke

Før eye-share opplevde Mestergruppen at deler av arbeidsflyten var mindre intuitiv og krevde mer oppfølging. I dag er brukeropplevelsen en helt annen.

– Det er et veldig bra system. Det er funksjonelt, brukervennlig og krever lite av en godkjenningsbruker, sier Linda Beathe Melsom, prosjektleder ERP Finance i Mestergruppen.

Med mange brukere involvert i godkjenning av fakturaer har dette hatt stor betydning. En ryddig arbeidsflate og enkle steg gjør det lettere å få oppgaver gjort raskt og riktig.

Økt effektivitet og bedre grunnlag for beslutninger

Med Eye-share på laget har Mestergruppen ikke bare fått fart på prosessene, men også forbedret sikkerheten og påliteligheten i driften. Automatiseringen av oppgaver som oppfølging og periodisering har fjernet behovet for manuell kontroll, og sikret at alt blir gjort korrekt og til rett tid. Denne nye effektiviteten gir også bedre innsikt for økonomiske analyser, noe som har tatt kostnadskontrollen og budsjettstyringen til et nytt nivå.

"I Mestergruppen har vi oppnådd en imponerende besparelse på mange årsverk de siste årene ved å ta i bruk felles løsninger som automatiserer både regnskap, innkjøp og godkjenning av faktura. Både ERP og eye-share Workflow står sentralt i denne suksessen", sier Elling Rindli, Leder ERP i Mestergruppen.

Mer presisjon i fakturaprosessen

Innføringen av EHF og AI-basert kontering har ytterligere forbedret prosessen. Flere fakturaer kan nå behandles automatisk, samtidig som nøyaktigheten opprettholdes.

– Det er både mer presist og tidsbesparende, og veldig effektivt for organisasjonen, forklarer Melsom.

Et samarbeid som funker

Torunn Michaelsen trekker også frem samarbeidet med Eye-share som en viktig del av suksessen.

– Vi har jobbet målrettet for å utnytte funksjonaliteten og øke effektiviteten, med svært gode resultater. Rask tilgang til konsulenter når vi trenger det har vært en stor fordel, sier hun.

Med fokus på kontinuerlig forbedring og bedre arbeidsprosesser har Mestergruppen etablert en mer effektiv, presis og brukervennlig måte å jobbe med fakturahåndtering på – tilpasset en organisasjon med høyt volum og mange brukere.