NorDan får full kontroll med eye-share

Bransje:
Bygg og anlegg

Antall ansatte:
1500

Hovedkontor:
Moi, Norge

Om NorDan

NorDan AS, grunnlagt i 1926, er en av Nordens ledende produsenter av vinduer og dører, med rundt 1 500 ansatte og en konsolidert omsetning på 2,3 milliarder kroner. Over halvparten av selskapets salg skjer utenfor Norge, primært i Sverige og Storbritannia. Hovedkontoret og hovedfabrikken ligger på Moi i Sørvest-Norge, med ytterligere fabrikker i Otta og Egersund, samt tre fabrikker i Sverige og to i Polen. NorDan har også et bredt nettverk av salgskontorer i England, Skottland, Sverige, Polen, Kina og Litauen, i tillegg til flere norske byer som Oslo, Stavanger, Kristiansand og Trondheim.

Løsning

NorDan implementerte eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: Faktura, Diversebilag, Kontakt, Innkjøpsmatch og Purring. Løsningen er fullt integrert med deres ERP-system, M3.

Overflod av tomme permer etter eye-share

– Med den store mengden inngående fakturaer som vi mottar, er det kanskje snakk om flere årsverk som er spart inn ved å ta i bruk eye-share Workflow. Bare ved å ta i bruk eye-share Capture for datafangst og tolking av fakturaer, har frigjort en halv stilling, sier Siv Turid Haukland Hellesmark, utbetalingsansvarlig i Nordan.

– Vi gikk fra kostnadsfaktura til å ta i bruk PO-match for fullt i desember 2016, og bare her sparte vi rundt 70 permer i året. I tillegg tok vi i bruk bruk Diversebilag for å håndtere tolldeklarasjonene, og her sparte vi tre-fire permer med papir hver måned. Det er fantastisk fint å slippe å ha det på papir, og nå har vi et stort overskudd av permer og et papirløst kontor. Å ta i bruk eye-share har blitt en helt ny verden for oss, sier Hellesmark med et smil om munnen.

Hun var med på prosessen da selskapet tok i bruk eye-shares fakturaløsning så langt tilbake som i 2003. I dag benytter hun og kollegene fakturamodulen i eye-share Workflow, og tilleggsmodulene Diversebilag, Tolldeklarasjoner og innkjøpsmatch, i tillegg til eye-share Capture for datafangst og tolking av inngående faktura og andre dokumenter.

Full kontroll

NorDan er en stor produksjonsbedrift med spesialkompetanse på dører og vinduer, og med 35 000 faktura i året fordelt på kontorer over hele landet er det viktig med orden på fakturaflyten.

– Det var en helt annen hverdag før da fakturabunkene lå spredd rundt på avdelingskontorene, og det var en kamp for å få fakturaene behandlet gjennom hele «mølla» i tide, med stempling, punching og kontering for hånd. Når det da kom en purring var det bare å gjette hvilken pult og hvilket utekontor fakturaen lå på, om det var i Oslo, Stavanger, Trondheim eller i Kristiansand. Nå har vi full kontroll, sier Hellesmark.

I desember 2015 ble hovedkontoret på Moi i Rogaland rammet av flommen «Synne». På den tiden hadde NorDan kun om lag halvparten av fakturaene i eye-share Workflow.

– Det endte med mange permer fulle med fakturaer til tørk i lang tid. Det hadde vi unngått helt om noe tilsvarende skulle skje igjen, nå som fakturaene er lagret elektronisk, sier Hellesmark.

Betydelige tidsbesparelser

Hos NorDan er 127 av selskapets 1500 ansatte brukere av eye-share. Faktura kommer på epost og mailreader legger dem automatisk over til eye-share Capture hvor de blir verifisert.

– Mailreader som står og leser hele tiden er veldig bra og sparer oss for masse manuelt arbeid. Da vi også tok inn alle PO-fakturaene i desember fikk vi full effekt, da vi slapp å skille dem i innboksen. Hele prosessen går automatisk og fungerer veldig bra. Det er ingen tvil om at det er veldig tidsbesparende.  sier Hellesmark.

Etter at NorDan for noen år siden byttet ut DokuStar med eye-share Capture, går fakturabehandlingen raskere enn noen gang før.

– Da vi fikk eye-share Capture gikk også verifiseringen mye raskere. Med den store mengden faktura vi har er det kanskje snakk om flere årsverk som er spart inn. Bare å ta i bruk eye-share Capture frigjorde en halv stilling, sier Hellesmark.

Lett å bruke

NorDan har hovedkontoret på Moi i Rogaland, hvor 340 av selskapets 1500 ansatte arbeider.

– Systemet oppleves veldig positivt, og spesielt konteringsforslagene blir godt mottatt. Vi prekonterer en god del fakturaer for både utekontorer og avdelingssjefer som er usikre på hvilke kontoer de skal bruke, og de setter også stor pris på konteringsforslagene som gjør at de bare behøver å godkjenne fakturaen. I tillegg er loggen en veldig fin funksjon for å se historikken til hver faktura, sier Hellesmark.

NorDan AS, etablert i 1926, er en vindus- og dørprodusent med ca. 1500 medarbeidere og en konsernomsetning på 2,3 milliarder kroner. 55 prosent av salget skjer utenfor Norge, og de største utenlandsmarkedene er Sverige og Storbritannia. I Norge har firmaet hovedkontor og fabrikk på Moi i Sør-Rogaland, samt fabrikker på Otta og i Egersund. Selskapet har i tillegg tre fabrikker i Sverige og to i Polen. Selskapet har salgskontorer i England, Skottland, Sverige, Polen, Kina og Litauen i tillegg til Oslo, Stavanger, Kristiansand, Porsgrunn, Bergen, Trondheim, Ålesund og Moi.