Slik oppnådde NorgesGruppen 90 % automatisert fakturaflyt

Industri:
Detaljhandel

Antall ansatte:
40 000

Hovedkontor:
Oslo, Norge

Om NorgesGruppen

NorgesGruppen ASA er Norges største handelshus. Kjernevirksomheten er detalj- og engrosvirksomhet innenfor daglige forbruksvarer. NorgesGruppen har ca. 1800 dagligvarebutikker og over 900 utsalgssteder innen servicehandel og nærmere 40 000 medarbeidere tilknyttet virksomheten.

NorgesGruppens visjon er å gjøre morgendagens handel billigere og bedre, inspirere til gode matopplevelser og bidra til grønne og sunne valg.

 

Løsning

eye-share Workflow med modulene Faktura, Innkjøpsmatch, Diversebilag og Purringer, samt eye-share Capture for datafangst. Integrasjon mot ERP-systemene SAP, Visma Business og M3.

eye-share Arbeidsflyt: Intuitiv, enkel og brukervennlig

"Det er intuitivt, enkelt og brukervennlig", sier en svært fornøyd Merete Løkse, Tjenesteansvarlig i NorgesGruppen. Løsningen har vunnet over 6 000 kjøpmenn i konsernet, som gjennomgående gir tommelen opp for hvor enkelt det er å godkjenne fakturaer ved hjelp av eye-share Workflow.

 

Håndterer 4,5 millioner fakturaer årlig

NorgesGruppen består av 1200 selskaper og 1800 butikker. Konsernet har et enormt stort volum av inngående fakturaer, opp mot hele 4,5 millioner i året. I NorgesGruppen setter vi store krav til effektivisering og jobber kontinuerlig med forbedringer, forteller Merete Løkse. Det store volumet fakturaer setter store krav til automatikk. Fakturaflytsystemet skal være et støtteverktøy som helst bare skal fungere. Målet er minst mulig manuelt arbeid, mest mulig automatisering. Fakturaene skal bare flyte gjennom systemet, påpeker Løkse

 

Vi gjorde et godt valg, og har ikke angret!

For NorgesGruppen er eye-share det tredje fakturaflytsystemet som de tar i bruk. Det blir litt som å bygge hus, det blir bedre for hver gang, forteller Løkse. Man har mer erfaring, man vet hva man vil ha og stiller helt andre krav. For NorgesGruppen var det svært viktig at det nye systemet og leverandøren kunne håndtere en krevende kunde som oss, sier Løkse. Eye-share imponerte oss ved å kvalitetssikre løsningen mot vårt volum for å sikre tilfredsstillende responstider. Det skapte ekstra trygghet for valget. I tillegg inneholder systemet mye av det vi har ønsket oss av funksjonalitet opp igjennom årene, sier hun.

 

Tommel opp for 90% automatisk flyt

NorgesGruppen har 6.700 forskjellige brukere. Alt fra svært unge til eldre Kjøpmenn. Alle med ulike datakunnskaper i bunn. For oss har det vært viktig at alle skal få det til, forteller Løkse. Utrullingen av eye-share til sluttbruker har gått over all forventning og tilbakemeldingene fra brukerne er svært positive.

Fakturaene er ferdig kontert når de blir sendt ut til godkjenning, enten via automatikk eller som et konteringsforslag. Over 90% går ut til godkjenner på automatisk flyt, uten at regnskapsavdelingene trenger å gjøre noe som helst. Enklere blir det ikke. Selv når Kjøpmennene er på farten, er det effektivt og enkelt å godkjenne faktura med mobilklienten.

Artikkelmatch, kontingeringsmaler, fakturaavtaler, godkjenningsmaler for å nevne noe – all funksjonalitet i eye-share er tatt i bruk av NorgesGruppen for å utnytte automatiseringsgraden maksimalt.

 

Hva skal til for å løfte de siste 10%?

Med bedre data fra leverandørene gjennom bruk av elektroniske fakturaer, og enda litt mer intelligens i eye-share, kan man kanskje automatisere prosessene noen prosenter til. Men selv da kan man ikke forvente å få alt gjennom, mener Løkse. Noen få fakturaer må uansett håndteres manuelt av ulike årsaker.

 

Fremtiden kan bli magisk!

NorgesGruppen har betydelig kunnskap om fakturaflyt og er i dag med å påvirke den fremtidige produktutviklingen gjennom sin posisjon i kunderådet til Eye-share. Teknologi gir oss mange muligheter for effektivisering og forbedring, og avanserte algoritmer og maskinlæring står helt sentralt i dette arbeidet, både for NorgesGruppen og for Eye-share.

"Fremover ønsker vi oss enda mer kunstig intelligens – rett og slett mer magi! Når systemet selv oppdager feil og mangler som ikke passer inn i trenden, og gir oss beskjed om dette, ja da nærmer vi oss det magiske målet", sier en entusiastisk Merete Løkse i NorgesGruppen.

 

Oppskrift på suksess

Noe av suksessoppskriften ligger i forankring på ledelsesnivå. NorgesGruppen har gitt sine superbrukere tid til å jobbe med fakturaflyt, forbedringer og ikke minst tid å «tune» prosessene etter prosjektet var avsluttet. Det er viktig for å lykkes.

 

Hvorfor Eye-share?

"Vi ser på Eye-share som en profesjonell og fleksibel partner med en klar visjon for produktutvikling som er i tråd med våre mål", sier Løkse.

Gjennom hele prosjektet har Eye-share levert realistiske forventninger, vært lydhøre for tilbakemeldinger og bidratt til et godt samarbeid. "Teamet deres er svært dyktige og løsningsorienterte, de holder fremdriften oppe og viser både vilje og evne til å levere de beste løsningene."

"Vi gjorde et godt valg og angrer ikke", avslutter en smilende Merete Løkse.