Tidsbesparelsene er enorme
AS Nymo har opplevd en tidsbesparelse på 80 prosent etter implementeringen av fakturamodulen i eye-share Workflow. Det har vært en suksesshistorie, sier leder for økonomi- og administrasjonsavdelingen, John Åge Mjåland.
Skepsisen var stor da vi skulle endre rutinene, men etter tre uker med eye-share Workflow var omkvedet; hvorfor har vi ikke gjort dette før? Det har vært en suksesshistorie for å si det rett ut, sier Mjåland.
Vi satte oss som mål at prosessen skulle automatiseres så mye som mulig. Per mars 2015 har vi kjørt 3200 fakturaer gjennom systemet, og bare 14 fakturaer har vi måttet ta manuelt. Det var i overgangsfasen under oppstarten, sier Mjåland.
Effektivisering av fakturabehandling på tvers av alle lokasjoner
Nymo har hovedkontor og hovedverft i Grimstad, et stort produksjonsanlegg som driver med undervannsstrukturer i Eydehavn, og et mindre anlegg – hvor Nymo i sin tid startet sin virksomhet – en kilometer inn i landet fra sørlandskysten. Alle stedene bruker eye-share Workflow.
Tidligere brukte vi transportbil og sendte fakturaene mellom de ulike lokasjonene, mens nå går alt elektronisk. Vi brukte vanligvis 21 dager på en ordinærfaktura og 13 dager på en PO-faktura, mens vi med eye-share Workflow bruker 2-4 dager på alle sammen. Det har vært en enorm utvikling i å få kontert og bokført fakturaer. Tidsbesparelsen er enorm, sier Mjåland.
Som leder for økonomi- og administrasjonsavdelingen i firmaet som tilbyr totalløsninger innen petroleums- og prosessindustrien, ser Mjåland at hverdagen har endret seg drastisk i tiden etter at bedriften tok i bruk eye-share Workflow.
Fra manuelt papirarbeid til full kontroll
Manuelt arbeid og mye papirer var hverdagen for oss. Den gangen følte vi at vi hadde god kontroll på fakturaene og flyten i bedriften, men at det var en arbeidskrevende sak å «punche» og bokføre 7000 faktura manuelt. I ettertid ser vi at vi ikke hadde så god kontroll som vi trodde. Papirene lå litt rundt forbi, samtidig som vi ser at purringene nesten er borte. Når vi nå har logg på alle fakturaer er det lett å synliggjøre hvorfor betaling ikke er foretatt. Nå har vi stålkontroll, sier Mjåland.
Nymo brukte fire måneder på å forberede seg før systemet ble tatt i bruk i 2014.
De tre siste ukene før overgangen var hektiske, men vi lærte utrolig mye i denne perioden. Et av hovedelementene våre har hele tiden vært å gjøre ting enkelt. Man kan komplisere en prosess med å bringe for mange elementer inn, men dette var ikke måten vi ønsket å gjøre det på, sier Mjåland.
Han følte selskapet fikk betalt for innsatsen som ble lagt ned.
Det gikk veldig greit å ta systemet i bruk, og vi følte vi hadde tatt store skritt fremover. Eye-share var veldig trygge og ga oss god veiledning gjennom prosessen. Man er alltid litt spent i overgangen til nye systemer, men måten Eye-share gikk fram på skapte stor trygghet. De to viktigste tingene vi sitter igjen med er at vi har fått mye bedre kontroll på fakturaene våre, og at eye-share Workflow Invoice er utrolig tids- og arbeidsbesparende. Totalt sett er vi meget godt fornøyd, sier Mjåland.
