Hvordan Veidekke fikk kontroll i stor skala med KI-basert fakturahåndtering

Veidekke er blant selskapene som har kommet lengst i bruk av KI-basert fakturaautomatisering. Med hundretusener av fakturaer hvert år, komplekse prosjekter og høye krav til kontroll, har Veidekke jobbet målrettet med å modernisere økonomifunksjonen gjennom struktur, prosessforbedring og smart automatisering.

Bak automatiseringen ligger et omfattende arbeid med å rydde i prosesser, bygge tillit og sikre at dataene faktisk kan brukes til bedre beslutninger. Fra venstre: Ole Martin Landsem og Endre Hansen i Veidekke Fellestjenester, Torhill Gysland Falnes, CEO i Eye-share, og Camilla Weber, økonomisjef i Veidekke Fellestjenester. Foto: Alexander Benjaminsen.

Utfordringen

Høyt fakturavolum. Kompleks prosjektøkonomi. Store krav til kontroll.

Veidekke behandler rundt 350.000 fakturaer årlig på tvers av store bygge- og infrastrukturprosjekter i hele Skandinavia. Tidligere krevde mye av fakturaflyten betydelig manuelt vedlikehold og kontroll. Selv om prosessene var digitalisert og regelstyrt, måtte regnskap fortsatt kontrollere store deler av flyten manuelt.

Behovet for endring handlet derfor ikke bare om effektivitet, men også om bedre kostnadskontroll, høyere kvalitet og raskere innsikt.

I komplekse prosjektvirksomheter er en faktura langt mer enn bare et betalingsgrunnlag.

Fakturadata kan gi viktig innsikt i:

• Kostnadsutvikling.

• Prosjektfremdrift.
• Likviditet.
• Leverandørkontroll.
• Bærekraftsrapportering,
• Risiko og avvik.

For å kunne utnytte dette potensialet måtte både prosesser, datakvalitet og arbeidsmåter videreutvikles.

Løsningen

Struktur først. Deretter KI-basert automatisering.

Ved hjelp av eye-share har Veidekke tatt i bruk KI-basert kontering og automatisert godkjenningsflyt. Gjennom strukturering av masterdata, standardisering av prosesser og høy EHF-andel har selskapet bygget et fundament som gjør at KI kan fungere effektivt i praksis.

Veidekke startet med piloter i mindre selskaper før løsningen gradvis ble rullet ut bredere i konsernet. KI i eye-share lærer kontinuerlig av dataene som behandles, og forslag som ikke er helt riktige justeres av regnskap slik at prosessen stadig forbedres.

For Veidekke har teknologien vært viktig, men struktur og datakvalitet har vært helt avgjørende.

– KI er en forsterker. Har du en god prosess, kan KI gi kjempeeffekt. Har du en dårlig prosess og lite standardiserte data, forsterkes det dårlige utgangspunktet, sier Camilla Weber, økonomi- og regnskapsleder i Veidekke Fellestjenester.

Resultatene

Mindre manuell håndtering. Mer innsikt. Sterkere kontroll. 

I dag går store deler av fakturaflyten automatisk gjennom systemet med minimal manuell involvering. Veidekke har oppnådd bedre kvalitet og kontroll, raskere tilgang på prosjektdata og bedre grunnlag for analyse og beslutninger.

 💡 Resultatene fra Veidekke

• 70% automatisert fakturaflyt.
• 97% EHF-andel.
• Sanntidsdata og bedre prosjektinnsikt.
• Mer tid til analyse, kontroll og oppfølging.

Ved å automatisere store deler av prosessen kan økonomifunksjonen bruke mindre tid på manuell håndtering og mer tid på analyse, avvikshåndtering og virksomhetsstyring.

– Vi har vært vant til å rapportere en gang i måneden. Nå har vi live data i eye-share som vi kan se på når som helst, og jo fortere strømmen går, desto mer riktig blir regnskapet og oppfølgingen i prosjektene, sier Weber.

Veidekke bruker også fakturadata aktivt til analyser, prognoser og bærekraftsrapportering — blant annet til å følge opp CO₂-avtrykk og kontrollere innkjøp og avtalepriser.

For Veidekke handler en faktura derfor om langt mer enn et betalingsgrunnlag. Fakturadataene gir viktig innsikt i kostnadsutvikling, prosjektfremdrift og virksomhetsstyring på tvers av komplekse prosjekter som gir bedre grunnlag for prognoser, analyse og beslutninger – både i økonomifunksjonen og ute i prosjektene.

Endringsledelse

Teknologi alene er ikke nok

For Veidekke har reisen handlet om langt mer enn teknologi. Tillit til prosessene, opplæring i organisasjonen og etablering av nye arbeidsmåter har vært avgjørende for å lykkes.

Innføringen av KI-basert fakturaflyt krevde tett dialog med prosjektledere og virksomhetene rundt om i landet. Endringsreisen handlet om å bygge trygghet, standardisere arbeidsmåter og dokumentere at prosessene faktisk ga bedre kontroll.

I dag ser Veidekke på dette som starten på en videre modernisering av økonomifunksjonen — hvor automatisering, sanntidsdata og bedre innsikt vil spille en stadig viktigere rolle fremover. 

Klar for neste steg?

Vil du se hvordan automatisert fakturahåndtering kan styrke kontroll, redusere manuelt arbeid og gi bedre innsikt i komplekse økonomiprosesser?