Fra mønstre til forståelse: en ny måte å jobbe på i eye-share Capture

Med eye-share Captures nye tolkingsmotor bruker du mindre tid på å korrigere dokumenter og mer tid på å validere pålitelige resultater - uten mønstre eller oppsett.

La oss starte med en enkel utfordring.

Hva står det i den håndskrevne teksten i rødt?

Er det A55? 455? Noe annet?

Hvis du er usikker, er du ikke alene - og likevel kommer det fakturaer som dette hver dag. Nettopp denne nølingen er grunnen til at det alltid har vært vanskeligere å tolke dokumenter enn det ser ut til - spesielt i stor skala.

Hvorfor dokumenter fra den virkelige verden er vanskelige

Fakturaer og forretningsdokumenter kommer sjelden i et ryddig og forutsigbart format. I virkeligheten kommer de med:

• Ulike oppsett og strukturer.

• Flere språk og tallsystemer.

• Lokale kalendere og momsregler.

• Håndskrift, stempler, støy og dårlig skannekvalitet.

I årevis har automatisering vært avhengig av OCR-teknologi som leser tegn og gjør dem om til tekst. Det fungerer bra når dokumentene er rene og konsistente. Noe som sjeldent stemmer, speseilt hvis du har mange utenlandske leverandører.

Hvor OCR når sine grenser

OCR (det eye-share Capture tidligere brukte) kan fortelle deg hvilke tegn som finnes på en side.

Men den kan ikke fortelle deg det på en pålitelig måte:

• Hvilket tall som er totalsummen.

• Hvilken dato som faktisk betyr noe.

• Om en verdi er moms, valuta eller noe annet.

For å kompensere for dette har systemene basert seg på mønstre, maler og rigide regler. Du har fortalt systemet hvor det skal lete.

Dette fungerer - helt til et dokument endrer seg litt. Og dokumenter endres hele tiden.

Det er her feil, unntak og manuelle korrigeringer sniker seg inn.

Skiftet: fra å lese tegn til å forstå meningen

Det er her den nye tolkingsmotoren endrer alt. I stedet for å lese tegn, forstår den kontekst, struktur og hensikt.

Den tolker dokumenter mer som et menneske ville gjort, men konsekvent og i stor skala.

Det betyr at:

• Komplekse oppsett er ikke lenger noe problem.

• Ulike språk og tallformater blir forstått.

• Kalendere og momsstrukturer tolkes korrekt.

• Selv ulesbare, ustrukturerte dokumenter håndteres riktig.

Alt uten opplæring, maler eller dokumentspesifikke oppsett.

Ikke alle tall ser like ut

Her er et annet eksempel:

Dette eksemplet er fra en ekte faktura, det er bare (hånd)skrevet i et annet numerisk system.

For internasjonale virksomheter er dette en daglig utfordring. Fakturaer kommer fra leverandører i ulike regioner, med ulike språk, tallformater, kalendere og tallsystemer. Det er ikke alltid like enkelt å validere om et tall faktisk er korrekt - selv ikke for erfarne økonomiteam.

Det er her AI-tolkning utgjør forskjellen.

I stedet for å basere seg på kjennskap eller forhåndsdefinerte formater, forstår AIen tall i kontekst  på tvers av språk og numeriske systemer, og tolker hva verdien representerer i dokumentet.

Resultatet:

• Færre valideringsfeil.

• Mindre manuell kontroll.

• Større trygghet når du jobber på tvers av landegrenser.

For globale virksomheter er ikke dette noe som er fint å ha. Det er en must-have.

Og tallet er 2000, hvis du lurte på det. Vi fikk det ikke til første (andre eller tredje) gang heller, men det gjorde den nye eye-share Capture.

Hva dette betyr i praksis

For kunder som bruker Capture Services, er effekten allerede tydelig.

Ved å kombinere intelligent tolkning med vårt spesialistteam har automatiseringen økt dramatisk - i optimaliserte miljøer har automatiseringsnivået gått fra 70 % til nærmere 97 %, som har gitt:

• Langt færre unntak.

• Mindre manuell korrigering.

• Raskere behandling.

• Større tillit til automatiseringen.

For kunder som kjører eye-share Capture på egen hånd, betyr overgangen til AI også betydelig bedre håndtering av komplekse dokumenter, med langt mindre avhengighet av rigide oppsett.

Samme dokumenter, bare bedre forståelse.

Fra mønstre til instruksjoner

En ting som er verdt å fremheve: Brukergrensesnittet forblir det samme. Forskjellen ligger i hva systemet leverer.

Til venstre ser du det "gamle" eye-share Capture, og til høyre det nye.

Skiftet fra OCR til AI skjer bak kulissene. Du gjennomgår, verifiserer og behandler fortsatt dokumenter i det samme grensesnittet - bare med bedre data og færre korrigeringer.

En annen viktig endring skjer bak kulissene.

Tidligere var du i stor grad avhengig av forhåndsdefinerte mønstre og regler. Disse var skjøre av natur hvor en liten endring i oppsettet kunne ødelegge dem.

Med AI-tolkning veileder du systemet gjennom instruksjoner kalt "promter" i stedet for å opprettholde mønstre. Dette gjør dokumenthåndteringen:

• Mer motstandsdyktig mot variasjon.
• Enklere å vedlikeholde.
• Bedre tilpasset dokumenter fra den virkelige verden.

Mindre tid går med til å vedlikeholde mønstre. Mer tid brukes på faktisk behandling av fakturaer.

Forståelse av finansiell struktur

La oss se på et siste eksempel.

Dette er en strukturert fakturatabell, men struktur alene gjør det ikke enkelt å tolke den.

Flere tallkolonner står ved siden av hverandre: enhetspris, beløp, moms og total. Verdiene er like. Bakgrunnen er ujevn. Linjene er svake.

OCR kan trekke ut tall, men økonomi fungerer ikke med isolerte tall.

De jobber med relasjoner: hvilken verdi som er moms, hvilken som er delsummen, hvilken som inkluderer moms, og hvordan de henger sammen. Det krever kontekst, og dette gir AIen deg.

Du kontrollerer selvtilliten

AI-forslag i eye-share Capture kommer alltid med en tillitsscore, og du bestemmer hvilket nivå som er akseptabelt.

Du kan for eksempel

Sett en høyere terskel:

→ Mer automatisering.

→ Færre dokumenter stoppes.

Sett en lavere terskel:

→ Strengere kontroll.

→ Mer gjennomgang.

Dette gir deg full kontroll over balansen mellom automatisering, nøyaktighet og risiko. Det er viktig å huske på at AIen støtter prosessen din, men den fjerner aldri kontrollen.

Tilbake til det første spørsmålet

Husker du det røde tallet i starten?

Riktig svar: 455

Den kunstige intelligensen tolker det riktig. Ikke fordi den gjenkjenner en form, men fordi den forstår hvor tallet dukker opp, hva det representerer og hvordan det passer inn i dokumentet som helhet.

Det er det virkelige skiftet. Fra å lese tegn - til å forstå mening.

En stille oppgradering - med stor innvirkning

Dette er ikke et løfte om fremtiden eller en betafunksjon. AI-tolken er allerede i bruk og leverer resultater hver dag.

eye-share Capture gjør fortsatt det den alltid har gjort:

• Fanger dokumenter.

• Tolker data.

• Validerer.

• Sender rene data inn i arbeidsflyten din.

Men nå gjør den det med kunstig intelligens i kjernen - bygget på pålitelig teknologi fra Microsoft.

Samme formål. Mye sterkere fundament. En ny måte å jobbe på i eye-share Capture.

Hvis du er klar til å redusere antall unntak, eliminere vedlikehold av mønstre og få mer forutsigbar automatisering i eye-share Capture, kan du ta kontakt med teamet vårt.