Nytt i eye-share Workflow 16.1

Noen releaser er fulle av synlige endringer. Andre handler mer om å få viktige deler av prosessen til å fungere bedre i bakgrunnen. eye-share Workflow 16.1 er litt av begge deler.

Automatiske periodiseringer

Mange fakturaer gjelder mer enn én måned. Husleie, abonnementer, serviceavtaler og andre gjentakende kostnader følger sjelden måneden fakturaen tilfeldigvis kommer inn. Kostnaden hører hjemme i perioden den gjelder for, ikke nødvendigvis i måneden fakturaen blir godkjent.

Med Automatisk periodisering kan eye-share Workflow bruke periode start og periode slutt fra fakturaen, og automatisk periodisere konteringslinjer når fakturaen blir godkjent.

Det betyr at periodeinformasjonen på fakturaen brukes til å fordele kostnaden på riktig periode, uten at brukeren må opprette periodiseringen manuelt.

For regnskapsavdelingen betyr det færre manuelle steg i en oppgave som både er viktig og tidkrevende. Når periodiseringen skjer automatisk basert på informasjonen som allerede finnes på fakturaen, blir prosessen også mer forutsigbar.

Automatisk periodisering kan aktiveres globalt og justeres per leverandør i masterdata. Det gir virksomheten kontroll over hvor automatiseringen skal brukes. Det finnes også en ny Aksjonsregel som kan stoppe fakturaer som er automatisk periodisert, slik at teamet får et ekstra kontrollpunkt når det trengs.

Sentralisert brukeradministrasjon med SCIM

Brukeradministrasjon kan bli tidkrevende, spesielt i større virksomheter der ansatte starter, bytter rolle eller slutter jevnlig.

Med støtte for SCIM kan eye-share Workflow kobles til identitetsleverandører som Microsoft Entra ID, slik at brukere holdes oppdatert automatisk.

Brukere kan opprettes, oppdateres og deaktiveres i Workflow basert på endringer i virksomhetens sentrale identitetssystem. De kan også legges til eller fjernes fra eksisterende tilgangsgrupper.

Det gjør det enklere å holde brukere og tilganger oppdatert på tvers av systemer. Når tilganger styres fra ett sentralt sted, blir det mindre manuelt arbeid og færre steder å vedlikeholde den samme informasjonen.

Når brukere fjernes, blir de deaktivert i stedet for å slettes permanent. Det bidrar til å bevare historikk og sporbarhet.

Forbedret håndtering av ekstrakostlinjer

Vi har også forbedret håndteringen av ekstrakostlinjer på innkjøpsfakturaer.

Ekstrakostlinjer på innkjøpsfakturaer kan påvirke både matching, validering og videre behandling. Derfor er det viktig at feilmeldinger og valideringer blir liggende til de faktisk er løst. I 16.1 håndteres ekstrakostlinjer mer konsekvent i valideringsflyten. Viktige valideringer og feilmeldinger beholdes når dokumenter lagres, matches eller oppdateres.

Det er også støtte for å validere ekstrakost mot Artikkelregisteret. Når dette er aktivert, må ekstrakost finnes i Artikkelregisteret før den kan brukes på innkjøpsfakturaer.

Oppslaget er også forbedret, slik at brukerne får mer relevante valg basert på leverandør.

Dette er kanskje ikke den mest synlige forbedringen i releasen, men det er en viktig justering for kunder som jobber mye med innkjøpsfakturaer og ekstrakost.

EyeDa forstår mer om oppsettet ditt

Noen ganger trenger brukeren ikke et generelt svar på hvordan Workflow fungerer. De trenger å vite hvordan Workflow fungerer hos dem.

I 16.1 kan EyeDa bruke godkjent dokumentasjon om Workflow-oppsettet ditt for å gi mer relevante svar når brukere stiller spørsmål.

Det kan hjelpe brukerne med å forstå hva som gjelder i egen løsning, enten spørsmålet handler om en prosess eller hvorfor noe fungerer på en bestemt måte.

EyeDa kan også hjelpe brukerne med å finne riktig kontaktperson når de trenger hjelp fra et menneske. For noen ganger er det viktigste ikke bare å få et svar, men å vite hvem man skal spørre videre.

Push-oppdateringer til andre systemer

Mange virksomheter bruker eye-share Workflow sammen med andre systemer, som eye-share Portal, leverandørportaler eller integrasjonsplattformer.

I 16.1 kan Workflow pushe oppdateringer til tilkoblede systemer når relevante dokumentendringer skjer, for eksempel statusendringer eller oppdateringer knyttet til overføring.

Det betyr at et tilkoblet system kan motta nøkkelinformasjon om hva som har endret seg, i stedet for å måtte sjekke Workflow med jevne mellomrom for å se om noe har skjedd.

For leverandørrettede systemer kan dette bidra til mer oppdatert fakturainformasjon, for eksempel når en faktura er avvist, godkjent, overført, bokført eller betalt.