fbpx

Redefinert P2P – Forbedre innkjøpsstrategien din

Two women talking together in an office environment

P2P (Procure-to-Pay), eller innkjøp-til-betaling på norsk, er en avgjørende komponent i alle bedrifter som er avhengige av leverandører og tjenesteytere. Hvor smidig denne prosessen fungerer vil direkte påvirke både din driftseffektivitet og totale lønnsomhet. Derfor er det utrolig viktig å sørge for at den hele tiden er optimalisert, effektiv og basert på en solid innkjøpsstrategi.

Før vi går inn i detaljene rundt det å optimalisere P2P-syklusen, er det viktig å forstå den bredere konteksten av innkjøpsstrategi og planlegging. En veldefinert innkjøpsstrategi handler om langt mer enn bare å få de beste varene til lavest mulig pris. En god strategi innebærer også å justere innkjøpsaktiviteter med overordnede forretningsmål, å pleie leverandørforhold, vurdere miljøpåvirkning og redusere risiko.

Typer innkjøpsstrategier

Det finnes flere ulike tilnærminger til å legge en solid innkjøpsstrategi. Hver med sine fordeler og ulemper. Å forstå de forskjellige strategiene kan hjelpe deg med å sette sammen en innkjøpsstrategi som samsvarer med de overordnede målene for virksomheten din. Vanligvis er en hybrid tilnærming, hvor flere av disse forskjellige strategiene brukes, den mest passende måten å balansere kostnad, verdi og strategisk tilpasning på.

  • Kostnadsledelse
    Kostnadsledelse handler om å oppnå de laveste kostnadene for tjenester eller produksjon. Å fokusere på denne strategien innebærer å vurdere priser og total eierkostnad (TCO), forhandle frem gunstige betingelser med leverandører, og optimalisere de operative prosessene.
  • Differensiering av produkter og tjenester
    Differensiering av produkter og tjenester handler om å skaffe seg unike produkter eller tjenester som skiller bedriften din fra andre. Denne strategien innebærer å samarbeide tett med leverandører for å innovere og skape særegne tilbud.
  • Verdi
    En verdibasert strategi tar sikte på å maksimere nytten av hvert enkelt kjøp. Denne strategien tar hensyn til faktorer som levetid, vedlikeholdskostnader, potensial for verdiskapning og en aktiv, kontinuerlig beslutningstaking på de beste kjøpsalternativene.
  • Risikostyring
    Risikostyring betyr å redusere risikoen i forsyningskjeden og andre typer risiko for din P2P-syklus. Risikostyring handler om å forstå hva som kan gå galt, og å lage planer for å sikre stabilitet. Ved uforutsette problemer bør du ha planer for hvordan de skal håndteres. Å diversifisere leverandørbasen er ett slikt tiltak som enkelt kan iverksettes.
  • Bærekraftig eller grønt innkjøp
    Bærekraftig – eller grønt innkjøp – handler om å velge leverandører basert på deres miljømessige og sosiale påvirkning. Denne strategien innebærer å identifisere og samarbeide med leverandører som har miljø- og samfunnsansvarlige innkjøpspraksiser, for å tilby varer og tjenester med lavere påvirkning for sluttbrukeren.

Hvordan P2P-syklusen passer inn i din innkjøpsstrategi

P2P-syklusen er hjørnesteinen i innkjøpsstrategien din. Når den er satt opp riktig, bidrar den til å sikre kostnadseffektive og problemfrie arbeidsflyter og prosesser. Den strømlinjeformer håndteringen av bestillinger, fakturagodkjenning og betaling innen forfallsdato osv. En velfungerende P2P-syklus inkluderer også verktøy som gjør det enkelt for leverandører å overholde faktureringspraksisen din, og rutiner for å håndtere avvik i fakturaer, leveranser og andre deler av syklusen.

Oppnå en effektiv P2P-syklus

Hvis P2P-syklusen din er ineffektiv, vil det påvirke hele virksomheten din. Resultatet kan bli tap av inntekter, eller til og med omdømme. Flaskehalser kan forsinke prosessen, eller stoppe den helt. La oss se på noen tiltak du kan gjøre for å sikre at prosessen går smidig:

Sanntidsvisibilitet

Implementering av systemer som gir deg sanntidsvisibilitet inn i hele P2P-syklusen gir deg muligheten til å overvåke viktige nøkkeltall (KPIer) som syklustid, godkjenningsforsinkelser og innkjøpskostnader for å identifisere områder for forbedring. Denne typen systemer gir deg all informasjonen du trenger, tilgjengelig for deg når som helst. De reduserer også manuelt arbeid og papirarbeid som må gjøres.

Overholdelse og risikostyring

Gjennomfør regelmessige risikoanalyser for å identifisere og redusere potensielle risikoer. I hvilke deler av syklusen er risikoene størst og hvordan kan de reduseres? Regelmessige risikoanalyser bør utføres både for å forstå hvor ting kan gå galt, men også for å etablere robuste overholdelseprotokoller for å overholde regulatoriske krav.

Datadrevet beslutningstaking

Implementering av et system som gjør det mulig å få datadrevne analyser gir deg innsikt i bedriftens utgiftsmønstre, leverandørytelse og kostnadsbesparende muligheter. Dette gjør det mulig å ta informerte beslutninger basert på data, noe som muliggjør kontinuerlig optimalisering av P2P-syklusen din.

Kontinuerlig forbedring

Å etablere en kultur for kontinuerlig forbedring i innkjøpsteamet ditt vil bidra til at bedriften din vokser og utvikler seg dag for dag. Ved å innpode en «alltid forbedre»-tankegang i teamet ditt, kan de lettere identifisere og foreslå forbedringer som styrker prosessene og forbedrer relasjonene med både kunder og leverandører. Dette innebærer også å ta imot tilbakemeldinger fra interessenter, identifisere områder som kan forbedres eller finjusteres, og støtte teamet i arbeidet med disse områdene

Opplæring og utvikling

Investester i opplæring og utvikling av teamet ditt. Det er viktig å holde seg oppdatert på de nyeste beste praksisene og teknologiene for å holde følge med bransjeutviklingen. Sørg for at teamet ditt er godt forberedt med de rette verktøyene og kunnskapen de trenger for å navigere effektivt i bransjen. Dette vil ikke bare forbedre deres individuelle ferdigheter, men også styrke bedriftens samlede konkurranseevne.

Automatisering

Automatisering av kjøpsordre og fakturaer er avgjørende for en effektiv og nøyaktig P2P-syklus. Ved å bruke digitale systemer reduseres tiden brukt på manuell behandling, noe som frigjør tid for teamet ditt til å bygge tettere relasjoner med leverandører. Teamet kan også fokusere mer på KPI-er, forbedring av P2P-syklusen, optimalisere innkjøpsstrategier og håndtere risikostyring mer effektivt.

Oppnå målet om å forbedre din innkjøpsstrategi

En helhetlig tilnærming er avgjørende for å forbedre din innkjøpsstrategi, inkludert optimalisering av P2P-syklusen.

For å oppnå dette, må du ha en god forståelse av dine forretningsmål og strategier, kjenne til prosessene i P2P-syklusen og bygge sterke relasjoner med leverandørene dine. Dette gjør deg i stand til å finne og implementere de riktige taktikkene og løsningene som forbedrer selskapets lønnsomhet.

Optimalisering av innkjøpsstrategien er en pågående prosess. Ved å omfavne innovasjon, tilpasse seg endringer og kontinuerlig forbedre prosessene dine, kan du møte markedets skiftende krav. Dette vil bidra til langsiktig verdi for organisasjonen din.

Ta kontroll over dine P2P-prosesser!

Vil du gjøre innkjøp-til-betaling enklere og mer effektivt? Last ned vår gratis ebok, og lær om P2P fra A til Å. Finn ut hvordan du kan automatisere prosessene, hvilke KPIer du bør følge og de nyeste trendene du må vite om!

Del på: