Equinor kundereferanse

– Arne Johan Larsen er Lead Analyst i Equinor. Her deler han sin historie om hvordan prosessforbedring sparer selskapet for enorme beløper. Det hele startet som et pilotprosjekt sammen med Eye-share knyttet til forbedring av innkjøpsprosessen i Equinor, og samhandling mellom kjøpsorganisasjonen og leverandørene. 

Vi ønsket å sette en standard i markedet og være en foregangsbedrift, sier Larsen. Resultatet av dette spennende prosjektet er at Equinor nå har en helautomatisert prosess for forsendelse og mottak av bestillinger, selv om ikke alle leverandørene er klar for dette. Løsning er i ferd med å rulles ut til over 6000 leverandører i Norge, Europa og forhåpentligvis også USA etter hvert, sier Larsen.

Utfordring

Tidkrevende håndtering av bestillinger hos ulike leverandører med ulike løsninger
Equinor er en stor kjøpsorganisasjon og for våre innkjøpere er det svært krevende å forholde seg til mange ulike måter å sende bestillinger til leverandørene på. Når vi også legger til den manuelle oppfølgingen i etterkant, krever prosessen mye tids- og ressursbruk i Equinor, forteller Larsen. Utgangspunktet for forbedringen var også utfasing av en egenutviklet løsning, som både var utdatert på teknologi og svært dyr i drift. Equinor har også en klar strategi om å være fremst innen digitalisering og det å skape verdi gjennom nye digitale verktøy. Vi griper de mulighetene som teknologien gir oss. En helautomatisert innkjøpsprosess forenkler ikke bare bestillingene, men også hele faktureringsprosessen, sier Larsen.

Løsning

– Genial løsning i all sin enkelthet!
Elektroniske ordre sendes og mottas på EHF. Avvik håndteres i eye-share Portal
Løsningen er genial i sin enkelthet, og bygger på standarden EHF – Avansert Ordrebehandling. TietoEVRY aksesspunkt benyttes for sending og mottak av alle bestillinger, mens eye-share Portal tar hånd om alle leverandørene som ikke kan ta imot og sende på dette formatet. Equinor kan dermed håndtere alle sine bestillinger elektronisk, ved bruk av formatet EHF Avansert Ordre* som håndteres gjennom aksesspunktet. eye-share Portal benyttes av leverandører som ikke har anledning til å motta og behandle innkjøpsordre eller EHF ordre i eget system og dette skjer helt av seg selv. eye-share Portal varsler leverandørene når de har bestillinger til behandling, disse besvares, varer og tjenester leveres, og man kan også sende faktura direkte på bestillingene fra systemet. Leverandørene får et brukervennlig grensesnitt gjennom eye-share Portal. Equinor sender og mottar alt direkte i sitt eget system. Når Equinor har korrekt bestillingsinformasjon, matches dette direkte mot fakturaene, som igjen er koblet mot ERP systemet SAP.  Vi overkompliserer ingenting og i all sin enkelthet, fungerer løsningen best, sier Larsen.

Gevinst

Equinor sparer verdifull arbeidstid gjennom automatisert innkjøp! 
Prosjektet har synliggjort et stort potensiale i tids- og prosessoptimalisering. Larsen nevner eksempler der tidsbruken er redusert med ca. 1 time per ordre, og når det er snakk om over 160.000 ordrer per år, så utgjør dette en betydelig besparelse. I tillegg gir løsningen store fordeler i forhold til kvalitet på fakturaene, noe vi har anslått utgjør flere timers besparelse per faktura. Gjennom automatisering vil faktura bli avstemt mot ordre ,Equinor får betalt leverandørene i tide, og det blir  mye mindre behov for oppfølging underveis. Totalt sett gir denne løsningen en betydelig reduksjon i tidsbruk, både for oss som kjøpsorganisasjon og for leverandørene, altså en «vinn vinn» situasjon for begge parter.

En løsning alle burde ta i bruk
Det ligger et stort potensiale for andre virksomheter å ta i bruk eye-share Portal. Ingen andre har tidligere utviklet en tilsvarende løsning. Prosjektet var ikke ment som skreddersøm, men som et bidrag til økt samhandling mellom kunder og leverandører. Nå har vi gått foran og satt en standard for markedet, og her har vi en «Proof of consept» løsning som definitivt kan skape verdi for mange andre virksomheter også.

Den spennende veien videre
Løsningen er i disse dager i ferd med å rulles ut til over 6000 leverandører av Equinor i Norge. Neste steg i prosessen er å få løsningen ut til Europa, og etter hvert også USA. Vi fortsetter arbeidet med videreutvikling av produktet, knyttet til utvidelse av funksjonalitet som vi ikke har tatt i bruk. Vi ønsker også å bygge ut løsningen for mer krevende endringsforespørsler fra leverandørene etterhvert, forteller Larsen.

Fruktbart samarbeid mellom Equinor og Eye-share
Equinor valgte Eye-share som samarbeidspartnere med bakgrunn i selskapets fleksibilitet og evne til å levere raskt. Allerede fra første møtet matchet vi også godt på både kompetanse og kommunikasjon. Vi er svært godt fornøyd med samarbeidet med Eye-share som har levert en løsning som både innfrir og begeistrer, avslutter Larsen i Equinor.