5 viktige fordeler med automatisering

Torhill Gysland Falnes | 03.02.2022 

Vi ser på prosessen fra innkjøp til betaling; fra vi har et behov for å kjøpe noe, bestemmer oss hvem vi skal kjøpe fra, får varen eller tjenesten og til fakturaen mottas, godkjennes og skal betales. I denne prosessen er det mange steg man kan automatisere.

Det er jo enkelt å si at man ønsker å spare kostnader eller øke inntekter og ja, det er jo utgangspunktet for alt. Likevel drister jeg meg til å nyansere dette litt. Her er noen tanker om det jeg anser er de viktigste grunnene for å automatisere denne prosessen for din virksomhet.

1. Redusere manuelt arbeid, tid og kostnad
   Det er mange steder i prosessen hvor det kan være mye manuelt arbeid som det er enkelt å utføre maskinelt. Dette er ren punsjing av informasjon på bestillinger og faktura, behandling av bestillinger, det er tolking av faktura, det er kontering, godkjenning og bokføring. Det er også mye redusert arbeid i at en kan søke og gjenfinne bestillinger og fakturaer med enkle tastetrykk. Masse tastetrykk som kan automatiseres og som en med det sparer tid og kostnad.
   
   
2. Kostnadskontroll
   Ved at alle innkjøp og alle inngående faktura legges inn i løsningen med en gang, får vi full kontroll på hva som er av kostnader og det gir regnskapsavdelingen full kontroll over situasjonen til enhver tid. Ingenting er gjemt og glemt, en kan styre kostnader til riktig periode og på den måte sørge for å være i forkant av situasjonen. En regnskapsleders drøm.
   
   
3. Innkjøpsstyring
   Ved å styre innkjøpene gjennom leverandører hvor en har avtalt gunstige priser og betalingsbetingelser, så sparer man tid på å sjekke priser hos mange leverandører hver gang. De ansatte styres til riktige varer og tjenester, i henhold til avtale.
   
   
4. Kvalitetssikring
   Kvalitetssikring av bestillinger, priser og fakturaer er en viktig del av prosessen. Systemet viser hvilke avvik som må sjekkes, og basert på en kombinasjon av regler og kunstig intelligens blir brukeren ledet til å konsentrere seg om de viktige oppgavene, mens det som kan automatiseres blir utført for brukeren.
   
   
5. Lov og rett
   Systemet kan hindre feil og sørge for at bokføringsloven, SOX-krav, fullmakts-matriser og andre retningslinjer blir fulgt. Det er systemet som bestemmer at man må ha 4-øyne som ser hver faktura, det er det systemet som sørger for at en bestilling godkjennes i forkant av de som har rettigheter, det er systemet som melder fra om noe ikke er riktig. Alt logges, og systemet holder kontroll på hvem som har gjort hva. Revisorene elsker dette og kan selv gå inn i systemet og se hva som er utført.

Er du klar for å effektivisere din virksomhet med automatisering? Book et møte med oss, så viser vi deg hvordan!