Equinor oppnår store besparelser i innkjøpsprossen ved hjelp av eye-share Portal

Bransje:
Energi

Antall ansatte:
23 000

Hovedkontor:
Stavanger, Norge

Om Equinor

Equinor er et internasjonalt energiselskap med virksomhet i over 30 land, inkludert flere av verdens viktigste olje- og gassprovinser. Selskapet er den ledende operatøren på norsk sokkel og har fra tidlig på 90-tallet bygget opp en global virksomhet med et sterkt fotfeste i Europa, Afrika, Nord-Amerika og Brasil. Equinor skaper verdi gjennom en sikker og effektiv virksomhet, innovative løsninger og teknologi. 

Equinor, et av verdens største energiselskaper, har oppnådd betydelige besparelser og effektivisering i sine innkjøpsprosesser gjennom implementeringen av eye-share Portal. Det som begynte som et pilotprosjekt med fokus på prosessforbedring, har nå forandret måten Equinor samarbeider med leverandørene sine på.

"Vi ønsket å sette en standard i markedet og være et foregangsselskap", sier Arne Johan Larsen, sjefsanalytiker i Equinor. I dag har selskapet en helautomatisk prosess for sending og mottak av bestillinger, og har planer om å utvide løsningen til over 6000 leverandører i Norge, Europa og etter hvert også USA.

Utfordringen: Tidkrevende og komplekse bestillingsprosesser

Equinor er en stor kjøpsorganisasjon og for våre innkjøpere er det svært krevende å forholde seg til mange ulike måter å sende bestillinger til leverandørene på. Når vi også legger til den manuelle oppfølgingen i etterkant, krever prosessen mye tids- og ressursbruk i Equinor, forteller Larsen.

Utgangspunktet for forbedringen var også utfasing av en egenutviklet løsning, som både var utdatert på teknologi og svært dyr i drift. Equinor har også en klar strategi om å være fremst innen digitalisering og det å skape verdi gjennom nye digitale verktøy. Vi griper de mulighetene som teknologien gir oss. En helautomatisert innkjøpsprosess forenkler ikke bare bestillingene, men også hele faktureringsprosessen, sier Larsen.

Genial løsning i all sin enkelhet!

Løsningen er genial i sin enkelthet, og bygger på standarden EHF – Avansert Ordrebehandling. Tietoevrys aksesspunkt benyttes for sending og mottak av alle bestillinger, mens eye-share Portal tar hånd om alle leverandørene som ikke kan ta imot og sende på dette formatet. Equinor kan dermed håndtere alle sine bestillinger elektronisk, ved bruk av formatet EHF Avansert Ordre* som håndteres gjennom aksesspunktet. eye-share Portal benyttes av leverandører som ikke har anledning til å motta og behandle innkjøpsordre eller EHF ordre i eget system og dette skjer helt av seg selv. eye-share Portal varsler leverandørene når de har bestillinger til behandling, disse besvares, varer og tjenester leveres, og man kan også sende faktura direkte på bestillingene fra systemet. Leverandørene får et brukervennlig grensesnitt gjennom eye-share Portal. Equinor sender og mottar alt direkte i sitt eget system. Når Equinor har korrekt bestillingsinformasjon, matches dette direkte mot fakturaene, som igjen er koblet mot ERP systemet SAP.  Vi overkompliserer ingenting og i all sin enkelthet, fungerer løsningen best, sier Larsen.

Gevinstene: Tids-, kostnads- og kvalitetsforbedringer

Prosjektet har synliggjort et stort potensiale i tids- og prosessoptimalisering. Larsen nevner eksempler der tidsbruken er redusert med ca. 1 time per ordre, og når det er snakk om over 160.000 ordrer per år, så utgjør dette en betydelig besparelse. I tillegg gir løsningen store fordeler i forhold til kvalitet på fakturaene, noe vi har anslått utgjør flere timers besparelse per faktura. Gjennom automatisering vil faktura bli avstemt mot ordre ,Equinor får betalt leverandørene i tide, og det blir  mye mindre behov for oppfølging underveis. Totalt sett gir denne løsningen en betydelig reduksjon i tidsbruk, både for oss som kjøpsorganisasjon og for leverandørene, altså en «vinn vinn» situasjon for begge parter.

En skalerbar løsning for bransjen

Suksessen med eye-share-portal hos Equinor viser at den har potensiale som en skalerbar løsning for andre organisasjoner. "Dette er ikke bare et skreddersydd system for Equinor, det er et proof-of-concept for hele markedet", påpeker Larsen. Prosjektet etablerer en ny standard for samarbeid mellom kunder og leverandører, og viser hvordan automatisering kan skape verdi på tvers av bransjer.

Global utrulling og kontinuerlig innovasjon

Løsningen er i disse dager i ferd med å rulles ut til over 6000 leverandører av Equinor i Norge. Neste steg i prosessen er å få løsningen ut til Europa, og etter hvert også USA. Vi fortsetter arbeidet med videreutvikling av produktet, knyttet til utvidelse av funksjonalitet som vi ikke har tatt i bruk. Vi ønsker også å bygge ut løsningen for mer krevende endringsforespørsler fra leverandørene etterhvert, forteller Larsen.

Fruktbart samarbeid mellom Equinor og Eye-share

Equinor valgte Eye-share som samarbeidspartnere med bakgrunn i selskapets fleksibilitet og evne til å levere raskt. Allerede fra første møtet matchet vi også godt på både kompetanse og kommunikasjon. Vi er svært godt fornøyd med samarbeidet med Eye-share som har levert en løsning som både innfrir og begeistrer, avslutter Larsen i Equinor.