Lund Gruppen, etablert i 1895, er et av Europas eldste underholdningskonsern. Med fakturamodulen i eye-share Workflow har det blitt mer tid til lek og moro også for de ansatte.
Lund Gruppen har gjennom 120 år levert opplevelser til publikum, og driver i dag blant annet fornøyelsesparken Kongeparken, Lunds Tivoli og Lund Gruppen Arrangement med totalt 1,2 millioner gjester hvert år. Samlet gir det en strøm på rundt 5000 fakturaer i året.
Fakturaene var spredd over flere lokasjoner og mange hoder, minnes økonomisjef Kristian H. Rasmussen, som selv var med på prosessen da eye-share Workflow ble tatt i bruk i 2009.
Spesielt var det veldig utfordrende – nærmest umulig – å holde styr på papirene fra Lunds Tivoli som er på reisefot 75 prosent av året. Vi har også flere som reiser i ukevis på kurs, konferanser og for inspirasjon fra andre fornøyelsesparker i USA, Europa og Asia, og det førte til at fakturaer ble samlet opp i bunker til folk kom tilbake. I dag sitter folk over hele verden og godkjenner fakturaer uten problemer, og det fungerer helt utmerket. Ikke minst purrefunksjonen; hvis du ikke godkjenner så får du en mail, noe som er ekstremt effektivt. Det er en helt annen verden nå, sier Rasmussen.
Fokus på utvikling
Rasmussen mener Eye-shares fokus på utvikling har vært viktig.
Vi så på muligheter for å effektivisere, og få kontroll og struktur på alt som kom inn av fakturaer – og Eye-share hadde flere ting som andre aktører ikke hadde. Vi er spesielt opptatt av en forbedringskultur i vår organisasjon og liker Eye-shares fokus på å hele tiden utvikle nye løsninger, og i tillegg har Eye-share en fin holdning til skreddersøm av produkter. Mange løsninger i markedet er «satte» uten muligheter til å gjøre tilpasninger, mens det hos Eye-share er veldig åpent for at konsulenter kan tilpasse løsningen for våre behov. Hvis vi i fremtiden finner ut at vi vil ha en ny tilpasning i eye-share så er det mulig å få til, sier Rasmussen.
Lund Gruppen har 25 ansatte som bruker eye-share regelmessig. Og alle bruker Mac som plattform.
Vi skiftet regnskapssystem til Visma Business i 2013 og ble også tilbudt dokumentsenter, men tok et bevisst valg på Eye-share for å velge separate løsninger og ikke kjøre alt i ett miljø. Dermed er vi ikke låst og uten forhandlingsfrihet hvis vi skulle ønske å skifte ut én del, forklarer Rasmussen.
Mer tid til lek og moro
Med kontorer i fornøyelsesparken Kongeparken i Rogaland er Lund Gruppen daglig omgitt av lek og moro. Med eye-share Workflow har det også blitt mer tid til fornøyelser for de ansatte, ifølge Rasmussen.
Du kan gjerne si at det har blitt mer tid til lek. De ansatte opplever langt færre purringer siden ting ligger i eye-share og behandles kjapt. Systemet er også lett å lære, slik at nye ansatte kun behøver litt egenopplæring. Administrasjonsdelen med omfattende hjelpefiler bidrar også til dette, og bidrar til følelsen av at eye-share er et solid produkt, sier Rasmussen. Alt skannes i dag i Kongeparken, og med eye-share har faren for feilslag blitt kraftig redusert.
Før var det kun regnskapsfører som matet tall inn i regnskapet før det ble sendt til banken. Nå skannes fakturaene inn med beløp og tolkes stort sett automatisk, men hvis det skjer en feil der så har du to attestanter som ser beløpet, og en regnskapsfører som bokfører det før det sendes til banken. Der er det kanskje også to stykker som sjekker beløpet, så da har man plutselig fem mann som i prinsippet kontrollerer at beløpene er riktige. Det var ikke på samme måte før i det hele tatt. Risikoen for feilslag var veldig høy, sier Rasmussen.
