Maestro Shipmanagement setter kurs for effektivitet med eye-share Workflow

Industri:
Shipping

Antall ansatte:
20

Hovedkontor:
Limassol, Kypros

Om Maestro

Maestro Shipmanagement Ltd., etablert i januar 2005 og basert i Limassol, Kypros, er et privateid selskap som tilbyr helhetlige tekniske tjenester og mannskapsadministrasjon. Selskapet forvalter en variert flåte på seks Reefer-skip, to RoRo-skip og fire bulkskip, og leverer skreddersydde løsninger for effektiv og pålitelig drift.

Tjenestetilbudet omfatter teknisk ledelse, mannskapsadministrasjon, opplæring, tilsyn med nybygg samt håndtering av forsikringer og krav. Med et voksende internasjonalt fotavtrykk gjennom kontorer i Sveits og Danmark, styrker Maestro Group sin globale ekspertise og rekkevidde, og sikrer høy kvalitet i alle ledd av skipsforvaltningen.

Løsning

Maestro Shipmanagement implementerte eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: Faktura, Diversebilag og Innkjøpsmatch. Løsningen er fullt integrert med deres ERP-system ShipNet.

Effektivisering av fakturahåndtering på tvers av en global flåte

Maestro Shipmanagement Limited valgte Eye-share for å forvalte fakturagodkjenningsprosessen, redusere papir, sikre sporbarhet og for å få rask tilgang til dokumenter.

Maestro er et globalt konsern med hovedkontor på Kypros og filialer i Danmark og Sveits. Kontoret i Limassol på Kypros ble det første stedet som implementerte eye-share, og behandler rundt 5000 fakturaer årlig for flåten på 12 skip som eies av selskapet.

Problemfri implementering

Forberedelser var nøkkelen til suksess. Vårt mål var å utnytte potensialet i systemet på best mulig måte for å oppfylle de kravene vi hadde satt på forhånd. Vi startet med å kartlegge vår daværende situasjon opp mot fordelene fakturamodulen i eye-share Workflow kunne bidra med, og sørget for at de viktigste behovene våre ble ivaretatt. Vi benyttet også muligheten til å besøke en av Eye-share sine kunder på Kypros for å få en ekstern gjennomgang av en eye-share løsning som var i drift, noe som var svært nyttig før vi tok vår beslutning om å gå for eye-share Workflow.

På Limassol-kontoret er det vanligvis rundt 20 personer som bruker systemet. Vi mener det er viktig at det gjøres et skikkelig grunnarbeid og at systemet testes grundig av kontaktpersoner fra bedriften og Eye-share før andre får innføring i systemet. En slik praksis vil styrke den enkelte bedrifts eierskap til systemet og ta seg av de fleste spørsmål rundt implementeringen før systemet er tatt i full bruk.

Strømlinjeformet fakturagodkjenningsprosess

Godkjenningsprosessen er nå tatt hånd om av eye-share Workflows fakturamodul. En fullstendig logg vedlikeholdes i systemet, og fakturaer blir klassifisert på flere forskjellige data. Dette gjør det enkelt for brukere å følge opp fakturaer, og enkelt for ledere å ha oversikt over prosessene. Ingen flere spørsmål om fakturaer er mottatt, hvor de befinner seg, hvem som sitter på dem og hvorfor de ikke har blitt behandlet eller ikke har blitt bokført.

Bedre sporbarhet

Fakturaer kan lett spores ettersom søkefunksjonen i eye-share gir brukere av systemet mange muligheter for å finne en faktura. eye-share Faktura tilrettelegger også for monitorering av fakturarer for å avdekke eventuelle feil og mangler i prosessen, for eksempel hvis en faktura ikke har blitt godkjent. Nå behøver vi ikke lenger å bruke tid på å fysisk søke og finne frem fakturaer – som ofte kunne være en komplisert prosess.

Enkel fakturabehandling

Med eye-share tar det bare minutter å behandle en faktura, i motsetning til den manuelle prosessen vi måtte gjennom før som kunne ta mye tid og med større sannsynlighet for manuelle feil. 

Vi anbefaler helt klart eye-share Workflow – uten reservasjon – men det krever disiplin og engasjement fra alle parter, ellers vil det ikke lykkes.

Teksten over er levert av Mrs Sandra Panayiotou – Senior innkjøper og Mrs Tassoula Tsakania – Financial Controller hos Maestro Shipmanagement Limited.