Wilson ASA optimaliserer driften og reduserer kostnadene med eye-share Workflow

Industri:
Shipping

Antall ansatte:
100

Hovedkontor:
Bergen, Norge

Om Wilson

Wilson ASA er et fremtredende "short sea"-rederi som samarbeider tett med sentrale aktører i norsk og europeisk industri. Wilsons flåte består av 113 skip, fra 1500 til 8500 DWT, og selskapet eier 86 av disse skipene. Med denne flåtestørrelsen er Wilson Group blant de største rederiene innen det europeiske "short sea"-segmentet.

Løsning

Wilson implementerte eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: Faktura, Diversebilag, Kontrakt og Innkjøpsmatch. Løsningen er fullt integrert med ERP-systemet ShipNet.

Økonomisjef i Wilson ASA, Trond Borge, husker tilbake på tiden før eye-share Workflow ble implementert, og hva som var drivkraften for å endre de administrative rutinene vedrørende fakturaer.

Før var hele prosessen papirbasert, og vi måtte fysisk sende fakturaene frem og tilbake for godkjenning. Vi ønsket å oppnå kostnadsbesparelser, og opplever at våre mål og forventninger har blitt infridd med eye-share Workflow, sier Borge.

Han forteller at eye-share har bidratt til en langt mer effektiv økonomiadministrasjon og kostnadskontroll.

Forbedret kontroll og effektivitet

Wilsons hovedkontor er i Bergen, mens de om lag 100 ansatte i administrasjonen er spredd over ulike lokasjoner i Europa.

Vi har fakturagodkjennere mange steder, men med eye-share Workflow behøver de kun en pc og internett for å få full tilgang til alle fakturaene de har ansvar for. Det er en stor forbedring fra hvordan det var før, da man kunne få en påminnelse fra en underleverandør uten å ha en anelse om hvor fakturaen befant seg. For alt vi visste kunne den ligge på pulten til en ansatt som hadde reist på ferie. I dag kan alle godkjennerne spore opp alle fakturaene til enhver tid, sier Borge.

Mer flyt, mindre arbeid

Som et stort rederi må Wilson daglig forholde seg til et stort antall underleverandører. eye-share Workflow har forenklet hele innkjøpsprosessen kraftig.

Alle ordrer har et unikt prosjektnummer, og når vi mottar en faktura fra en underleverandør blir dette nummeret og summen automatisk kontrollert av systemet. Hvis tallene stemmer vil fakturaen automatisk bli godkjent for betaling, sier Borge.

Borge anslår at ca 40 000 fakturaer blir behandlet gjennom eye-share Workflow årlig, og om lag 20 000 av disse er relatert til ship management og innkjøpsordrer. I og med at eye-share Workflow tilbyr en automatisert godkjenningsprosess, behøver Wilson kun å behandle fakturaer hvor det er avvik mellom faktura og PO. Borge anslår at 25 prosent av alle fakturaer relatert til ship management automatisk blir godkjent, noe som daglig gir avdelingen 20 færre fakturaer å behandle. Dette antallet kan imidlertid øke over tid, da eye-share Workflow har evnen til å lære, og dermed automatisere prosessen ytterligere.

Når én faktura er skannet og tolket riktig, vil eye-share Workflow automatisk gjenkjenne de neste fakturaene fra den samme underleverandøren, sier Borge.

Papirløs administrasjon

I 2013 kjøpte Wilson også modulen eye-share Kontrakt, noe som bringer bedriften enda nærmere en papirløs administrasjon.

Vi ønsket den samme kontrollen over kontrakter som vi hadde fått over fakturaer, siden vi opererte med svære arkiver av mapper som vi fysisk måtte lete gjennom for å finne de riktige dokumentene. I tillegg til å gjøre administrasjonen av kontrakter langt enklere, har kontraktsmodulen også tilgangskontroll. Alle behøver ikke å vite alt, sier Borge.