Hvordan Veidekke fikk styrket kontroll med AI-basert fakturahåndtering

Utfordringen

Kontroll i en ekstremt kompleks virkelighet

Veidekke er et av Skandinavias største entreprenør- og eiendomsutviklingsselskaper. Hver dag håndteres store mengder fakturaer, prosjektkostnader, underleverandører og innkjøp på tvers av komplekse bygge- og anleggsprosjekter.

For Veidekke er en faktura langt mer enn et bilag. Fakturadataene representerer:

• prosjektfremdrift
• kostnadskontroll
• likviditet
• avtaleoppfølging
• bærekraftsdata
• beslutningsgrunnlag

På store tunnel-, vei- og byggeprosjekter med hundrevis av leverandører er det avgjørende å ha oppdaterte og korrekte data tilgjengelig til enhver tid.

– Det viktigste prosjektlederne gjør er å ha kontroll, og all kostnadskontroll ligger i eye-share, alle fakturaer, reiser og utlegg. På komplekse prosjekter er det avgjørende å følge opp kostnadene løpende, så dette er det viktigste verktøyet de har, sier Torhill Gysland Falnes, CEO i Eye-share.

Tidligere var fakturaflyten i stor grad regelstyrt og krevde omfattende manuelt vedlikehold og kontroll. Selv om prosessen var digitalisert, måtte regnskap fortsatt kontrollere hver eneste faktura manuelt.

– I 2023 begynte vi å forstå hvordan vi kunne gjøre dette på en annen måte, slik at regnskap bare håndterer avvik. Det er først nå den virkelige automatiseringen skjer, sier Camilla Weber, økonomisjef i Veidekke Fellestjenester.

Når fakturadata blir strategisk innsikt

Veidekke bruker fakturadataene til langt mer enn bokføring og betaling. Blant annet hentes data om CO₂-avtrykk fra ferdigbetong direkte fra fakturaene.

– Veidekke har en ambisjon om å redusere miljøavtrykket kraftig, med 50 prosent reduksjon i CO₂-utslipp innen 2030, og netto null i 2045. Da trenger vi gode data, sier Ole Martin Landsem.

Ved hjelp av strukturerte EHF-data kan Veidekke også kontrollere priser på varenivå og sammenligne disse mot avtalepriser og kalkyler.

Fakturadataene brukes også aktivt til:

Veien videre

Veidekke ser på automatisering og AI som et strategisk verktøy for videre vekst og skalering.

Målet er ikke nødvendigvis å redusere antall ansatte, men å håndtere større volum med samme organisasjon — samtidig som kvaliteten og innsikten forbedres.

– Det er gøy å kunne være en bidragsyter, at vi ikke øker kostnadene tilsvarende selv om omsetningen øker, sier Camilla Weber.

Samarbeidet mellom Veidekke og Eye-share fortsetter tett videre.

– Hvis vi ikke følger med nå, er vi ikke konkurransedyktige om fem–seks år, avslutter Ole Martin Landsem.