Veidekke forenkler fakturahåndteringen med eye-share

Industri:
Bygg og anlegg

Antall ansatte:
6300

Hovedkontor:
Oslo, Norge

Om Veidekke

Veidekke er et av Skandinavias ledende entreprenør- og eiendomsutviklingsselskaper, med hovedkontor i Oslo. Selskapet ble grunnlagt i 1936 og har i dag rundt 6 300 ansatte fordelt over hele Skandinavia. Veidekke har vært notert på Oslo Børs siden 1986 og omsatte for 21 milliarder kroner i 2013.

 

Løsning

Veidekke implementerte eye-share Workflow og eye-share Capture med følgende moduler: Faktura, Diversebilag, Arkiv, Rapport, Purring og Travel.

Et vinn-vinn-samarbeid med Eye-share

Den store entreprenøren og eiendomsutvikleren Veidekke valgte eye-share Workflow av flere grunner. En av dem var Eye-shares vilje og evne til å standardisere funksjonalitet spesifikt etter Veidekkes behov.

 

En løsning utover standard

Vi var først ute etter et standardprodukt innen fakturahåndtering, men ingen av løsningene vi så på ville dekke våre behov fullt ut. Standardutgaven av eye-share Workflow Invoice hadde mye av den funksjonaliteten vi trengte, og Eye-share viste seg å være fleksible når det gjaldt å tilpasse produktet i henhold til våre behov, sier prosjektleder i Veidekke, Terje Solli.

"eye-share Workflow hadde mye av den funksjonaliteten vi trengte, og Eye-share viste seg å være fleksible når det gjaldt å tilpasse produktet i henhold til våre behov".

 

Skreddersydd produkt

Solli forklarer hvorfor selskapet måtte ha en løsning som var skreddersydd for deres behov.

"Veidekke er 100 prosent prosjektorientert, noe som betyr at vi bruker prosjektnumre svært mye. Disse er avgjørende for at arbeidsflyten og attesteringen blir korrekt, og Eye-share implementerte dette som en standard i systemet for oss. Vi trengte også et system for å håndtere klager, samt et system for å håndtere interne fakturaer. Alt dette – og mer – er nå lagt inn som standard i eye-share Workflow Invoice", sier Solli, og legger til at kostnader rundt fremtidige systemoppdateringer holdes lave så lenge Eye-share har ekstra funksjonalitet lagt inn i standardproduktet.

 

Enklere godkjenningsprosess

Med eye-share Workflow har godkjenningsprosessen i Veidekke blitt enklere.

 

"Alle fakturaer blir sendt til Mo i Rana, hvor de blir åpnet, skannet, og alle relevante data blir tolket i stedet for å måtte skrives inn manuelt. eye-share Workflow sender deretter automatisk ut en e-post for å varsle de respektive godkjennerne, som enten kan godkjenne direkte eller gjøre noen justeringer før fakturaen godkjennes. Når fakturaen er godkjent blir den automatisk sendt til regnskapsavdelingen med beskjed om at fakturaen er klar til betaling på forfallsdato", sier Solli.

Veidekke har i overkant av 1000 brukere av eye-share, som årlig behandler rundt 250 000 fakturaer gjennom eye-share Workflow.

 

Overskrider ikke forfallsdato

Før Veidekke tok i bruk eye-share Workflow var tidsbruken ofte utfordrende, og den gamle måten man behandlet fakturaer på illustrerer tydelig det kostnadseffektive potensialet med å automatisere papirflyten.

 

"Fakturabehandlingen krevde mye manuelt arbeid, men også ekstra postgang, porto og ekspedisjonskostnader for hver faktura gjorde prosessen tungvint og unødvendig dyr. Tiden det tok fra å motta en faktura i posten til den var klar til betaling kunne strekke ut over mange uker", erindrer Solli.

I dag overstiger denne prosessen sjelden en uke, og alle fakturaer blir betalt på forfallsdato.

 

Etappevis implementering

Veidekke har brukt eye-share Workflow siden 2012, og Solli berømmer Eye-share for støtten bedriften hans fikk under implementeringen av systemet.

"Eye-share forstod alltid våre problemer og utfordringer. Med vår desentraliserte organisasjon er det mange personer involvert i prosessen, og vi valgte derfor å implementere eye-share Workflow etappevis slik at alle involverte fikk den nødvendige opplæringen", sier Solli.