Hvordan skal man behandle omtvistede fakturaer? 

Hva er en omtvistet faktura? 

En omtvistet faktura er en faktura som mottakeren er uenig i. Uenigheten kan handle om beløpet, kvaliteten på det utførte arbeidet eller andre forhold knyttet til kravet. Dette betyr at fakturaen ikke blir betalt før partene har løst uenigheten.

Når skal du bokføre faktura?

En faktura skal bokføres eller avsettes når den er basert på en avtale mellom kjøper og selger, og reflekterer en faktisk hendelse. Dette gjelder selv om kjøper er uenig i deler av fakturaens innhold. Uenigheten kan for eksempel dreie seg om mangler ved leveransen eller at fakturert beløp er høyere enn avtalt. Selv om kjøper reklamerer eller holder tilbake betaling, fritar ikke dette plikten til å bokføre fakturaen.

Når skal du ikke bokføre faktura?

En faktura skal ikke bokføres dersom den ikke er et resultat av en avtale mellom partene, eller hvis det ikke har funnet sted en faktisk levering av varer eller tjenester. Dette er ikke en omtvistet faktura, men en fiktiv faktura, da den ikke representerer en reell transaksjon. Fakturaer som ikke er basert på en faktisk hendelse, skal ikke bokføres. Fakturaer med åpenbare skrive- eller regnefeil skal heller ikke bokføres. I slike tilfeller bør mottakeren be om en kreditnota og få tilsendt en korrigert faktura.

Bokfør fakturaen for å kunne fradragsføre merverdiavgiften

Hovedregelen er at merverdiavgiften skal rapporteres i mva-meldingen for den terminen fakturaen er utstedt, uavhengig av om betalingen er gjennomført eller om varen er mangelfull. Kjøpers rett til fradrag for merverdiavgift er derfor uavhengig av om fakturaen er betalt. Bokføring av fakturaen er en forutsetning for at kjøper kan fradragsføre merverdiavgiften, noe som også gjelder omtvistede fakturaer.

Av hensyn til symmetrien i merverdiavgiftssystemet må også kjøper bokføre en mottatt faktura, selv om innholdet bestrides. Selger er forpliktet til å utstede faktura for å fremme sitt krav, selv om kravet er omtvistet, og på samme måte må kjøper bokføre den mottatte fakturaen.

Hvis tvisten fører til en reduksjon i vederlaget, er selger forpliktet til å utstede en kreditnota til kjøper. Først da skal både kjøper og selger korrigere sine avgiftsoppgjør, og dette skal gjøres i terminen da kreditnotaen er utstedt.

Hva anbefaler vi?

Eye-share anbefaler at omtvistede fakturaer avsettes med fradrag for merverdiavgift i den perioden fakturaen er utstedt. Dette sikrer korrekt mva-behandling. Vi oppfordrer våre norske kunder som ikke tar hensyn til merverdiavgift ved avsetning, til å revurdere denne praksisen. Videre anbefaler vi kunder som ennå ikke bruker modulen for Diversebilag, å vurdere å implementere denne, da den er nødvendig for å kunne benytte avsetningsfunksjonen i fakturamodulen i eye-share Workflow. 

Om du ønsker å lese hele prinsipputtalelsen kan du gjøre det her.