Hvordan skal man behandle omtvistede fakturaer? 

Hva er en omtvistet faktura? 

Et omtvistet krav er et krav hvor mottaker av faktura ikke er enig med fakturaen eller kravet. Uenigheten kan dreie seg om summen på fakturaen, mangler på utført arbeid eller at man har en eller annen uoverensstemmelse om kravet. 

Når skal du bokføre faktura?

Dersom kjøper mottar en faktura som har grunnlag i en avtale med selger, og er et resultat av en faktisk inntruffet hendelse, skal fakturaen bokføres eller avsettes. Dette skal gjøres selv om kjøper bestrider enkelte deler av fakturaens innhold. Årsaker til dette kan for eksempel være at kjøper mener at leveransen er mangelfull, eller at selger har fakturert en for høy pris i forhold til avtalen. Selv om kjøper reklamerer og eventuelt holder tilbake oppgjør, påvirker ikke det plikten til å bokføre den inngående fakturaen.

Når skal du ikke bokføre faktura?

Du skal ikke bokføre fakturaer som ikke er resultat av en avtale med fakturamottaker, og hvor det ikke har skjedd en levering av en vare og/eller en tjeneste. Dette vil ikke være en omtvistet faktura, men en fiktiv faktura, fordi den ikke gir uttrykk for en transaksjon mellom utsteder og fakturamottaker. Fakturaer som ikke er basert på en faktisk inntruffet hendelse, skal ikke bokføres av fakturamottaker. Fakturaer som inneholder åpenbare skrive- eller regnefeil, skal heller ikke bokføres. I slike tilfeller må fakturamottaker be om kreditnota og ny, korrekt faktura.

Bokfør fakturaen for å kunne fradragsføre merverdiavgiften

En hovedregel er at merverdiavgiften skal oppgis i mva-meldingen i den terminen fakturaen er utstedt. Det er uten betydning om eller når varen blir betalt, eller om den viser seg å være mangelfull. Kjøpers fradragsrett er dermed løsrevet fra en eventuell betaling av fakturaen. Å bokføre fakturaen er en forutsetning for at kjøper skal kunne fradragsføre merverdiavgift. Dette tilsier at kjøper kan bokføre en omtvistet faktura.

Også symmetrihensyn tilsier at kjøper må bokføre en omstridt faktura. Som nevnt plikter selger å utstede faktura for å gjøre sitt krav gjeldende mot kjøper, uavhengig av om kravet er omtvistet. Symmetrien i merverdiavgiftssystemet innebærer at også kjøper skal bokføre en mottatt faktura, selv om han bestrider hele eller deler av innholdet.

Dersom utfallet av tvisten er at vederlaget blir redusert, plikter selger å utstede kreditnota til kjøper. Først på dette tidspunktet plikter kjøper og selger å korrigere sine avgiftsoppgjør. Korrigeringen skal skje i den terminen som kreditnotaen er utstedt (datert).

Hva anbefaler vi?

Eye-share anbefaler i dette tilfelle å gjøre avsetning for omtvistede fakturaer ved å trekke fra mva i perioden fakturaen er utstedt i. Med dette tilfredsstiller du da kravet til en mva-behandling. Vi anbefaler at de av våre norske kunder som velger å gjøre avsetning uten å ta hensyn til mva, revurderer praksisen. Til slutt vil vi også oppfordre kunder som ikke benytter modulen for Diversebilag til å vurdere implementering av denne, da det er en forutsetning for å benytte avsetning i fakturamodulen i eye-share Workflow. 

Om du ønsker å lese hele prinsipputtalelsen kan du gjøre det her.