Blystad Gruppen kundereferanse

Blystad Gruppen har vokst seg store innen shipping, eiendom og andre investeringer, og ønsket seg en papirløs hverdag. Et besøk hos en referansekunde gjorde veien til eye-share Workflow Invoice kort.

– Det var flere grunner til at vi valgte Eye-share. Vi fant ut at de fleste shippingkundene brukte eye-share Workflow Invoice, og vi fant også tolkeverktøyet mye mer presist enn de øvrige løsningene på markedet. En annen årsak var at Eye-share hele tiden var fokusert på innovasjon og utvikling der konkurrentene i stor grad sa at «slik er systemet, det er dette du får». De var fornøyde med produktet slik det var der og da, mens Eye-share så hvilke muligheter vi hadde for å tilpasse systemet til våre behov. Eye-share tok også initiativ til et referansebesøk hos en annen shippingkunde for å vise at det som ble lovet også fungerte i praksis, noe som var til stor hjelp for oss. Andre sa bare at det ville fungere uten å følge det opp, sier IT-integrasjonsansvarlig John Murray i Blystad Gruppen.

Eye-share var fokusert på innovasjon og utvikling der konkurrentene i stor grad sa at «slik er systemet, det er dette du får». Eye-share ønsket å tilpasse systemet til våre behov.

Elektronisk hverdag

Eye-share Workflow Invoice håndterer 15 000 faktura i året for Blystad Gruppen. Tidligere ble fakturaene oppbevart i et hylle- og mappesystem over flere lokasjoner. Nå skjer alt elektronisk.

– Det har uten tvil blitt en enklere hverdag, og vi tok også i bruk modulen for Diversebilag for å gjøre kontoret helt papirløst. Vi har 33 ansatte i Oslo og 25 ansatte i Glasgow i Skottland – hvorav 34 bruker eye-share Workflow Invoice. De fleste fakturaene i Oslo kommer på epost som sendes til SmartSCAN for tolking, og videre til eye-share Faktura for kontering og utsendelse for godkjenning. I Skottland foregår det litt annerledes, hvor Eye-share har laget en veldig bra konfigurasjon for innkjøpsfaktura i eye-share-applikasjonen hvor man via en knapp i eye-share kan åpne og redigere innkjøpsfaktura i et nytt vindu. Andre tilpasninger vi bruker er fargeskanning i SmartSCAN for å gjøre store PDA/Agent-dokumenter mer lesbare, samt ekstra kolonner for å vise de dimensjonene vi bruker mest; for eksempel en egen kolonne for en tjeneste kjøpt i utlandet som har spesielle momsregler, sier Murray.

Vi kan se alt online – med sporingsfunksjonalitet – så hele prossesen har blitt enklere og det sparer oss for mye tid.

Sparer masse tid

Blystad Gruppen tok i bruk fakturamodulen for eye-share Workflow i februar 2013, og Murray, som selv var med på prosessen, mener tiden før og etter ikke kan sammenlignes.

– Nå har vi et søkbart arkiv og slipper permer og papir, og det er også mye lettere for revisor å utføre revisjon. Vi har alltid to godkjennere på hver faktura, med purrefunksjon og påminnelser slik at vi ikke lenger overstiger forfallsdato. Konteringsmaler og rapporter i Excel Rapport bidrar til automatisering av bokføringsrutinen, mens det beste er at vi umiddelbart kan se fakturaene og bilagene fra andre land og slippe å sende papirene fysisk frem og tilbake. Vi kan se alt online – med sporingsfunksjonalitet – så hele prossesen har blitt enklere og det sparer oss for mye tid, sier Murray.

Teknologisk innsikt

Blystad Gruppen tok seg god tid når eye-share Workflow Invoice skulle tas i bruk.

– Vi ønsket å gjøre mange tilpasninger for valuta, moms og de ulike landene vi opererte i, og det opplevdes som en suksess. Inntrykket vi sitter igjen med er at Eye-share har mange personer med teknologisk innsikt, og som også har den holdningen om at alt kan fikses. De forstod utfordringene vi hadde. Etter to år med eye-share Workflow Invoice kan jeg si at det samme gjelder for servicen generelt. Det er hyggelig å prate med folk i Eye-share, og hvis vi ønsker å se nye moduler eller trenger hjelp så er det bare å bestille en gjennomgang – så får vi hjelp med en gang, sier Murray.

Inntrykket vi sitter igjen med er at Eye-share har mange personer med teknologisk innsikt, og som også har den holdningen om at alt kan fikses. De forstod utfordringene vi hadde.

Blystad Gruppen er en gruppe med selskaper som investerer i blant annet shipping, offshore, olje- og energirelaterte aktiviteter og eiendom. Blystad Gruppen er eid av Arne Blystad og hans familie. 50 % av investeringene er innen shipping, 25 % i eiendom og 25 % i øvrige investeringer. Shipping er en videreføring av den lange og stolte historien selskapet har innen internasjonal shipping – en aktivitet Arne Blystad Sr startet allerede på 1940-tallet.

Les flere kundehistorier her!