Maestro Shipmanagement Ltd kundereferanse
Maestro reduserte behandlingstiden betraktelig med fakturamodulen i eye-share Workflow!
Maestro Shipmanagement Limited valgte Eye-share for å forvalte fakturagodkjenningsprosessen, redusere papir, sikre sporbarhet og for å få rask tilgang til dokumenter.
Maestro er en gruppe av selskaper med hovedkontor i Sveits og driftskontorer i Danmark, Australia og Kypros. Kontoret i Limassol på Kypros implementerte eye-share Workflow Invoice i 2014, og behandler nå rundt 5000 fakturaer i året for gruppens flåte på 12 skip.
Vellykket implementering
Forberedelser var nøkkelen til suksess. Vårt mål var å utnytte potensialet i systemet på best mulig måte for å oppfylle de kravene vi hadde på forhånd. Vi startet med å kartlegge vår daværende situasjon opp mot fordelene fakturamodulen i eye-share Workflow kunne gi, og sørget for at de viktigste behovene våre ble ivaretatt. Vi benyttet også muligheten til å besøke en av Eye-share sine kunder på Kypros for å få en ekstern gjennomgang av en eye-share løsning som var i drift, noe som var svært nyttig før vi tok vår beslutning om å gå for eye-share Workflow.
På Limassol-kontoret er det vanligvis rundt 20 personer som bruker systemet. Vi mener det er viktig at det gjøres et skikkelig grunnarbeid og at systemet testes grundig av kontaktpersoner fra bedriften og Eye-share før andre får innføring i systemet. En slik praksis vil styrke den enkelte bedrifts eierskap til systemet og ta seg av de fleste spørsmål rundt implementeringen før systemet er tatt i full bruk.
Verktøy for å håndtere fakturagodkjenningsprosessen
Godkjenningsprosessen er nå tatt hånd om av eye-share Workflow Invoice. En fullstendig logg vedlikeholdes i systemet, og fakturaer blir klassifisert på flere forskjellige data. Dette gjør det enkelt for brukere å følge opp fakturaer, og enkelt for ledere å ha oversikt over prosessene. Ingen flere spørsmål om fakturaer er mottatt, hvor de befinner seg, hvem som sitter på dem og hvorfor de ikke har blitt behandlet eller ikke har blitt bokført.
Bedre sporbarhet
Fakturaer kan lett spores ettersom søkefunksjonen i eye-share gir brukere av systemet mange muligheter for å finne en faktura. eye-share Faktura tilrettelegger også for monitorering av fakturarer for å avdekke eventuelle feil og mangler i prosessen, for eksempel hvis en faktura ikke har blitt godkjent. Nå behøver vi ikke lenger å bruke tid på å fysisk søke og finne frem fakturaer – som ofte kunne være en komplisert prosess.
Enkel fakturabehandling
Med eye-share tar det bare minutter å behandle en faktura, i motsetning til den manuelle prosessen vi måtte gjennom før som kunne ta mye tid og med større sannsynlighet for manuelle feil.
Vi anbefaler helt klart eye-share Workflow – uten reservasjon – men det krever disiplin og engasjement fra alle parter, ellers vil det ikke lykkes.
Teksten over er levert av Mrs Sandra Panayiotou – Senior innkjøper og Mrs Tassoula Tsakania – Financial Controller hos Maestro Shipmanagement Limited.