Når betalingsprosessen blir en hodepine!

Bloggartikkel | April 14 2023

Betalingsarbeid kan være til mye hodebry for mange virksomheter. Selv de med avanserte innkjøps- og ERP-systemer. Vi er i en tid hvor vi har et høyt innkjøpsvolum med flere konsoliderte virksomheter med sentraliserte økonomifunksjoner. Det blir rett og slett umulig for oss mennesker å bære den tidkrevende og store oppgaven en betalingsprosess vil kreve, uansett hvor mange ressurser som blir satt på jobben. 

Maskiner kan faktisk gjøre denne utfordringen verre hvis de ikke er riktig distribuert. For eksempel kan leverandører være fullstendig digitaliserte og utrolig effektive til å sende fakturaer inn i denne manuelle prosessen, noe som gjør oppgaven enda mer utfordrende og stressende for leverandørenes regnskapsavdeling.

Vi mennesker presterer dårligere når vi er stresset og frustrerte. Akkurat som en fotballspiller kan oppnå 100% nøyaktighet og målscoring på sin lokale fotballbane, men bommer på åpent mål i en viktig seriekamp med mange tilskuere. Hvorfor? Fordi det er 25 000 mennesker som ser på, og en potensiell mesterskapstittel som står på spill. Det er mye press. 

Brukerinnsikt: Betalinger uten automatisering

Fakturakontering:
En junior regnskapsfører forteller at en faktura har kommet: 426x C-type modell AE1127 pakning, B&W 8L28 – 36 aux generator.

– Jeg søker etter koden i regneark og kataloger, men den er ikke der. Jeg spør en innkjøper, men han vet ikke. Jeg spør innkjøpssjefen, og han spør meg hvorfor jeg ikke vet dette. Det er jo tross alt en del av jobben min. Dette er et stort problem, og det er tidkrevende, fordi det er hundrevis av disse kodene å søke etter hver eneste dag. 

Forsinkede godkjenninger:
En innkjøper forteller at innkjøpssystemet deres er bra, men at flaskehalsen er godkjenninger med variasjoner. Som oftest blir fakturaene bare godkjent, men når det er variasjoner, selv veldig små, er det ingen som ønsker å ta en beslutning. 

– Vi er alle bundet av så streng kontroll og styring, at vi ikke kan gjøre en eneste feil, selv når det er nødvendig for å holde vareflyten i gang. Det er ikke godkjennerens feil, og heller ikke leverandørens. Men det er feil i prosessen.

P.O. matching:
En finansdirektør forteller at de vil at så mange som mulig av deres innkjøp skal værebasert på PO,fordi det gjør det enklere å holde leverandørene ansvarlige.  

-Hvis denne prosessen skal gjennomføres av mennesker, vil det ta lang tid. Selv de skarpeste folka vil gå glipp av ting. Disse glippene kan føre til feilbetalinger og feilleveringer av produkter og varer. Det er rett og slett en sommerfugleffekt av problemer og tidssløsing. Vi har dyktighe ressurser som er både smarte og engasjerte, men prosessen er ikke  optimal i forhold til tidsbruk.

Mechano-Sapien samarbeid

Endringsledelse er en sentral del av implementeringsprosjektene våre. Den tekniske delen er som regel ganske rett frem. Den vanskelige delen kommer med den menneskelige atferden der brukere er redde for at programvaren vår (eller annen automatisering) truer jobbene deres. For å ta tak i dette ønsker jeg å dele en historie fra vårt eget team:

En av våre løsningskonsulenter forteller at han skal designe en «bot» som skal fungere sammen med ChatGPT, slik at den kan gjøre jobben hans på en måte som verken sjefen eller kundene vil legge merke til at det ikke er han. Han legger humoristisk til at da kan han ligge på stranda og nyte en cocktail i stedet.  En kollega svarer med at vår sjef er for smart til det, og vil selvfølgelig legge merke til det, og få han sparket. Da svarer jeg: Sparket? Nei. Forfremmet og satt til å være ansvarlig for vår organisasjons omfattende innovasjon! Jeg la også til at han fint kunne drikke cocktails på stranda..På Malta når han pensjoneres som 40-åring!

Mennesker presterer bedre og er mye mer nyttige for et selskap når en maskin tar bort de stressende og repeterende delene av jobbene deres

La oss for eksempel si at en innkjøpssjef bruker en leverandør, som behandler dem dårlig. Han ønsker derfor å erstatte dem med en pakke med syv leverandører. For øyeblikket vil dette være en stor administrativ belastning for teamet hans, fordi de alle er så vant til én leverandørs måte å jobbe på, og de må nå håndtere syv forskjellige leverandører. Dette inkluderer blant annet syv fakturaformater og forviklinger.

Gjennom automatisering vil bruk av de syv nye leverandørene bare gi en liten mengde ekstra arbeid for teamet. De vil nå kunne fokusere på å ta bedre kjøpsbeslutninger, hjelpe innkjøpssjefen med å utvikle bedre strategier, samarbeide for å drive innkjøp mer effektivt
og gjøre selskapet mer lønnsomt. 

Kundenes ledelse vil faktisk dra enda mer nytte av betalingsautomatisering enn brukerne selv. Tidligere måtte de videresende ukentlige eller månedlige rapporter for å måle ytelsen av virksomheten. Nå kan lederne hente innsikt direkte fra sanntidsflyten av fakturainformasjonen. I stedet for å ringe folk og be dem om detaljer (og dermed avbryte deres verdifulle tid) kan de klikke på “rapporter” og se nøyaktig hvor lang tid en godkjenner bruker på å godkjenne betalinger, hvor mye et selskap bruker av kroner og øre hos sine leverandører, og hvor mange fakturaer som behandles automatisk.

Jeg vil avslutte med å avlive en myte som overrasker kundene våre: Implementering av automatisering er betydelig enklere enn folk kanskje tror. 

Kunder er vant til store ERP-implementeringer som tar månedsvis og koster 7-sifrede summer. Med skydata er dette annerledes. Brukere bruker faktisk ikke automatiseringsprogramvaren så mye. Snarere setter de opp konfigurasjonene og overvåker over tid, mens AI er under opplæring. En kunde sa: “Jeg bekymret meg over å måtte bruke enda et system. Helt til jeg innså at systemet ditt tar vare på seg selv. Det har hjulpet oss med å redusere klikk og tastetrykk i andre systemer.” 

For å oppsummere sparer automatisering av betalinger mye hodebry for mange virksomheter. Det er lettere å implementere enn folk tror, fordelene strekker seg bredere enn folk forventer, og det lar mennesker gjøre det de er best på! Så hvorfor ikkeoverlate det daglige og potensielt stressende manuelle arbeidet til maskinene?