Hva betyr automatisering av fakturahåndteringsprosessen? 

Automatisering av fakturahåndteringen er nøkkelen til å løse mange av problemene som er forbundet med en manuell betalingsprosess. La oss se nærmere på hva automatisering innebærer:

Si farvel til repetitive, manuelle oppgaver

Tradisjonell håndtering av fakturaer er ofte en lang og ensformig prosess med flere trinn, inkludert overføring av fakturadata mellom ulike systemer. Dette kan innebære manuell dataregistrering eller sending av fakturaen til en innboks for godkjenning. I tillegg må fakturaene matches i ERP-systemet for betaling og bokføring, noe som øker risikoen for feil. Ved å automatisere disse trinnene og etablere en digital arbeidsflyt, forenkles prosessen betydelig. Innkommende fakturaer håndteres automatisk, hvis du kan, noe som reduserer behovet for manuell håndtering til et minimum. Dette frigjør tid for dine ansatte til å fokusere på mer verdifulle oppgaver, og sikrer en strømlinjeformet og feilfri prosess.

Manuell dataregistrering blir historie

Ved å automatisere fakturahåndteringen blir manuell dataregistrering historie. eFakturaer sendes direkte til systemet, mens PDF-fakturaer automatisk hentes fra innboksen, leses, tolkes og integreres i samme arbeidsflyt som eFakturaene. Leverandører kan også enkelt koble seg til en portal for å opprette og sende fakturaer direkte til deg.

Sikker lagring i skyen

Automatiserte fakturahåndteringssystemer oppbevarer dine fakturaer sikkert i skyen, slik at du kan få tilgang til dataene dine hvor som helst, når som helst.

Intuitivt brukergrensesnitt

Med fokus på en intuitiv brukeropplevelse, blir automatiseringssystemet enkelt å lære og bruke for alle brukere.

Mobilvennlig – Aldri mer forsinket fakturagodkjenning

For å gjøre det enklere for godkjennere, tilbyr et automatisert fakturahåndteringssystem ofte en mobilklient. Dette lar brukere godkjenne fakturaer mens de er på farten. Brukeren mottar varsler via e-post og kan åpne mobilklienten direkte fra lenken i e-posten, noe som gjør systemet lett tilgjengelig uansett hvor de er.

Skalebarhet

Etter hvert som virksomheten din vokser, vokser systemet med deg. Uansett om det dreier seg om å behandle 20 000 eller 1 000 000 fakturaer i året, håndterer systemet oppgaven uten at driftskostnadene øker proporsjonalt.

Automatisering med AI

I tillegg til å sette opp regler, brukes AI til å gjenkjenne og hente fakturaer fra innbokser. AI oppretter også nye regler og forslag basert på tidligere håndtering av lignende fakturaer fra spesifikke leverandører. Dette gjør at repeterende fakturaer med samme beløp og selskap kan godkjennes automatisk, med mindre det oppdages uregelmessigheter. I slike tilfeller vil fakturaen sendes til manuell behandling og godkjenning.

Automatisk matching med bestillingsordrer

Når en faktura mottas, kan den automatisk matches med bestillingsordren. Dette gjør det enkelt å spore forpliktelser fra innkjøp-til-betaling.

Hvordan ser den berøringsfrie fakturaprosessen ut?

Faktura mottas

En faktura kan mottas på flere måter. Vanligvis mottas den ved eFakturering eller ved automatisk henting og tolking av PDFer fra innbokser, som deretter sendes inn i fakturaflyten.

Fakturaflyt

Fakturaflyten følger oppsatte regler og bruker AI til å foreslå nye regler når den oppdager mønstre i innholdet og godkjenning av fakturaer. Flyten sender riktig faktura til riktig person for godkjenning.

Fakturagodkjenning

Den riktige godkjenneren mottar varsel om at det er fakturaer å godkjenne, og godkjenner fakturaen med riktig kontering, og sender den tilbake til systemet for videre behandling og betaling.

Betaling og bokføring

Integrasjon med ditt regnskapssystem er nødvendig for å hente leverandørinformasjon og konteringsdimensjoner som brukes for korrekt føring av kostnader. Denne integrasjonen gir også tilgang til leverandørvilkår og regnskapsdimensjoner. Når en faktura er tildelt og godkjent, overføres den til regnskapssystemet for bokføring og betaling.

Arkiver og rapporter er tilgjengelig på forespørsel

Digitale arkiver av alt som skjer i ditt fakturahåndteringssystem lagres sikkert i skyen og er lett tilgjengelig for revisjoner. Når du trenger en rapport med innsikt i regnskapsforpliktelsene dine, er den umiddelbart tilgjengelig, slik at du kan oppdage trender og flaskehalser.

Fremtiden er automatisert!

Automatisering er nøkkelen til en effektiv og moderne regnskapsavdeling. Ved å automatisere fakturahåndteringsprosessen kan du skalere driften din, redusere kostnader og frigjøre tid for dine ansatte til å fokusere på mer strategiske oppgaver. I en tid der data er avgjørende, gir automatisering deg også datadrevne innsikter i fakturassyklusen din. Dette gir deg bedre kontroll over økonomien og hjelper deg med å ta smartere beslutninger for bedriften din. Kan du ta deg råd til å la være å automatisere?

Vil du lære mer om hvordan kunstig intelligens kan gjøre fakturahåndteringen enklere? Sjekk ut denne episoden av Sofaprat hvor vi gir deg et innblikk i den kraften kunstig intelligens har for å automatisere fakturahåndteringen. Vi utforsker og oppklarer også 7 vanlige myter om AI-basert fakturabehandling.