Hva er P2P (Procure-to-Pay)?

Når P2P-prosessen utføres riktig, sentraliserer den innkjøpene og gir kontroll og innsikt i hele livssyklusen til en transaksjon.

Definisjon av P2P-prosessen

Innenfor enhver stor organisasjon består P2P-prosessen av mange trinn, og det finnes like mange måter å utføre P2P-prosessen på, som det finnes organisasjoner. Likevel er det noen hovedtrinn og beste praksiser å følge:

1. Planlegging: Et behov for varer eller tjenester i organisasjonen blir anerkjent i henhold til forretningsbehovene.
2. Research:  En leverandør velges basert på hvem som har det beste tilbudet.
3. Bestillingsordre (PO): En bestillingsordre sendes til leverandøren.
4. Mottak: Leverandøren leverer produktene eller tjenestene, og leveransen inspiseres/godkjennes internt.
5. Faktura: Leverandøren sender en faktura som verifiseres mot både PO og det som faktisk er mottatt. Dette er starten på betalingsprosessen.
6. Godkjenning: Fakturaen godkjennes.
7. Betaling: Fakturaen betales.
8. Dokumentasjon: Transaksjonen dokumenteres i regnskapssystemet/ERP-systemet. 

Med riktig programvare er det mulig å nesten fullautomatisere P2P-prosessen. Likevel er det flere organisasjoner som fortsatt sliter med manuelle og ineffektive prosesser i sine arbeidsflyter.

La oss se nærmere på hvert trinn i prosessen:

1. Planlegging av innkjøp

Dette trinnet legger fundamentet for hele innkjøpsprosessen. Når en organisasjon identifiserer et behov for varer eller tjenester i tråd med sine forretningsmål, er det essensielt å planlegge innkjøpet nøye. Dette innebærer å definere mengde, kvalitet og tidsramme for levering. En grundig planleggingsprosess danner grunnlaget for effektive og kostnadseffektive innkjøpsbeslutninger, og bidrar til å sikre at organisasjonens behov blir møtt på en optimal måte.

2. Valg av leverandør

For å finne den rette leverandøren med det beste tilbudet og den mest gunstige prisen, er grundig research viktig. Dette innebærer både online research og direkte kontakt med potensielle leverandører for å innhente detaljert informasjon om prising, omdømme og tjenester. Nøye sammenligning av tilbud og tjenestevilkår fra forskjellige leverandører er essensielt for å kunne ta en velinformert beslutning. Målet er å finne en leverandør som tilbyr den mest fordelaktige løsningen, der man tar hensyn til balansen mellom kostnader, kvalitet, pålitelighet og overholdelse av organisasjonens standarder og krav.

3. Utgivelse av en bestillingsordre (PO)

Når leverandøren er valgt, formaliseres avtalen gjennom utsteding av en bestillingsordre (PO) som sendes til leverandøren. POen fungerer som en juridisk bindende kontrakt mellom partnene og skisserer detaljerte vilkår for innkjøpet. Den inneholder viktig informasjon som typer og mengder varer, priser, leveringsplaner, betalingsbetingelser og eventuelle spesielle krav eller instruksjoner.

4. Mottak av varer eller tjenester

Når varene eller tjenestene mottas, må de verifiseres internt og matches mot spesifikasjonene som er skissert i POen. Dette trinnet utgjør en viktig del av kvalitetssikringen og innebærer nøye kontroll av kvalitet, mengde og andre relevante kriterier. Målet er å verifisere at de leverte varene eller tjenestene oppfyller de avtalte standardene og kravene, og dermed sikrer en vellykket innkjøpsprosess.

5. Sjekk faktura

Når fakturaen mottas fra leverandøren, settes en intern arbeidsflyt som leder til betaling i gang. Denne prosessen for inngående faktura består av flere trinn. Det første trinnet er å kryssreferere fakturaen mot bestillingsordren (PO) og de mottatte varene eller tjenestene. Dette gjøres for å sikre at alle detaljer stemmer overens og at fakturaen gjenspeiler den avtalte leveransen. Før betalingen behandles, må man være sikker på at fakturaen er korrekt.

6. Godkjenning av faktura

Etter at fakturaen er sjekket, sendes den videre for godkjenning. I de fleste tilfeller er det en utpekt person i en spesifikk avdeling som har ansvaret for å godkjenne fakturaen. I noen tilfeller kan det være nødvendig med godkjenning fra flere personer, noe som kan komplisere prosessen. Godkjenningsfasen er avgjørende for å bekrefte at fakturaen er nøyaktig og at de leverte varene og tjenestene oppfyller de avtalte kravene.

7. Betaling av faktura

Etter at fakturaen er godkjent, tar organisasjonens avdeling for leverandørgjeld hånd om betalingsprosessen. De sørger for at fakturaen betales i henhold til de avtalte vilkårene i bestillingsordren. Når betalingen er gjennomført, mottar leverandøren beløpet de har krav på, og transaksjonen er dermed fullført. Dette markerer slutten på innkjøpsprosessen og sikrer et korrekt og ryddig oppgjør for begge parter.

8. Dokumentasjon i ERP-systemet 

Det siste trinnet i P2P-prosessen er å dokumentere alle transaksjonsdetaljer grundig. Dette inkluderer alt fra bestillingsordren (PO) til levering, faktura og betaling. Vanligvis gjøres dette i selskapets ERP-system (Enterprise Resource Planning), et verktøy som muliggjør effektiv sporing og håndtering av utgifter. Å lagre all relevant informasjon i ERP-systemet gir en rekke fordeler. For det første sikrer det fullstendig sporbarhet av transaksjonshistorikken, slik at man kan enkelt finne frem til nødvendig dokumentasjon når som helst. For det andre gir det et transparent revisjonsspor, noe som er avgjørende for både intern og ekstern kontroll. Dette bidrar til å opprettholde tillit og bevissthet om hvordan midler brukes.

Automatiseringen er fremtiden for P2P

Det er vanlig at P2P-prosessen ofte er preget av manuelle trinn, noe som kan føre til forsinkelser, feil og tap av kontroll. Digitalisering og automatisering av P2P-prosessen gjør hele syklusen enklere å håndtere, og gir nye innsikter og økt kontroll over verdikjeden. Riktig håndtering av P2P-prosessen er avgjørende for å opprettholde sterke leverandørforhold, sikre overholdelse og optimalisere den finansielle ytelsen.

Ta kontroll over dine P2P-prosesser!

Vil du gjøre innkjøp-til-betaling enklere og mer effektivt? Last ned vår gratis ebok, og lær om P2P fra A til Å. Finn ut hvordan du kan automatisere prosessene, hvilke KPIer du bør følge og de nyeste trendene du må vite om!