Hvordan gi utvidet dokumenttilgang i eye-share Workflow?
Av og til trenger brukere å se dokumenter de ikke personlig har godkjent. For eksempel kan en avdelingsleder ønske å gjennomgå alle dokumenter relatert til sin avdeling.
Som standard har brukere med godkjennertilgang i eye-share Workflow (spesifikt de i «godkjenner»-tilgangsgruppa) begrenset synlighet til dokumenter. Deres tilgang er hovedsakling bestemt av deres inkludering i et dokuments godkjenningsflyt. Hvis de ikke er en del av flyten, vil de ikke ha tilgang. Det finnes imidlertid en løsning: Funksjonen for utvidet dokumenttilgang.
Utvidet dokumenttilgang lar deg gi spesifikke brukere eller grupper muligheten til å søke og se et utvalg av dokumenter, selv om de ikke har godkjent dem. Denne funksjonen er spesielt nyttig for de som trenger bredere tilgang uten å være en del av godkjenningsprosessen for hvert dokument.
Steg for å sette opp utvidet dokumenttilgang
- Naviger til oppsettmenyen. Start med å gå til «oppsett» og deretter velg «utvidet dokumenttilgang».
- Velg en beskrivelse og dokumenttype. Oppgi relevant beskrivelse for tilgangen du gir. Velg deretter dokumenttypen(e) denne tilgangen skal dekke.
- Definer tilgangsomfanget. Spesifiser hvilke selskaper denne tilgangen skal gjelde for. Hvis du ønsker å begrense tilgangen til et spesifikt dokument, kan du definere dimensjoner som leverandør og avdeling.
- Velg brukerne. Bestem til slutt hvilke brukere som skal få denne utvidede dokumenttilgangen.
Når disse stegene er fullført, kan de spesifiserte brukerne bruke «fakturasøk»-funksjonen og se dokumentene de trenger.
Viktige merknader
- Utvidet dimensjonstilgang bør alltid brukes i sammenheng med standard godkjenner-tilgangsgrupper.
- Hvis målet ditt er å tillate en bruker å se alle fakturaer, vurder å bruke «Faktura lesertilgang». Dette gir brukere muligheten til å søke og se alle fakturaer på tvers av selskaper definert for den tilgangsgruppen. Det er spesielt nyttig for revisorer som trenger omfattende oversikt.
Avslutningsvis sikrer funksjonen for utvidet dokumenttilgang i eye-share Workflow at de rette personene har riktig tilgang, noe som fremmer åpenhet og effektivitet i dokumenthåndteringen. Enten det er for avdelingsoversikt eller revisjonsformål, sørger denne funksjonen for at nødvendige dokumenter alltid er innen rekkevidde.
Vil du ha flere smarte tips som dette?
Bli med i eye-share Community! I dette LinkedIn-nettverket av eye-share eksperter og kunder får du muligheten til å delta i diskusjoner, få flere tips og beste praksis.
