eye-share Faktura

eye-share-faktura-2016

Få fart på fakturabehandlingen!

Opplever ansatte i din økonomiavdeling at behandlingen av inngående faktura kan være både en tidkrevende og tungvint prosess? Hender det at faktura forsvinner på godkjenningsrunden? Er det noen hos dere som tar kopi av fakturaene for å ha i sitt eget arkiv? Går det mye tid å sjekke om fakturaen stemmer med bestillingen? Med eye-share Faktura slipper man å bruke dyrebare ressurser på den manuelle behandlingen av fakturaene.

eye-share Faktura er et elektronisk behandlingssystem der fakturaer distribueres i en forhåndsdefinert arbeidsflyt. Videre overføres godkjente fakturaer automatisk til bedriftens økonomisystem. Fakturaløsningen utvikles i nært samarbeid med våre kunder med utgangspunkt i kundenes arbeidsprosesser. Brukergrensesnittet er enkelt og terskelen for å komme i gang er lav.

Viktige funksjoner

  • Automatisk registrering av bilagsinformasjon
  • Digital arbeidsflyt med kontering, attestering og anvisning
  • Elektronisk arkiv og gjenfinning via søkefunksjon
  • Oppfølging av faktura i prosessen
  • Automatiske purrerutiner
  • Integrasjon mot økonomi- og innkjøpssystem
  • Elektronisk godkjenning av inngående faktura


Mye å spare
Våre kunder har redusert kostnadene, forenklet godkjenningsprosessene, bedret datakvaliteten og forenklet oppfølgingen av fakturaene. Nå er det slutt på å lete etter fakturaene og alle som har tilgang kan søke frem sine faktura – ingen ekstra arkiv. Benytter bedriften i tillegg innkjøpssystem kan prosessen effektiviseres ytterligere med automatisk matching mot bestilling og varemottak.

Erfaring hos våre kunder tilsier at ved innføring av elektronisk faktura- behandling kan man oppnå store besparelser. Løsning for elektronisk fakturabehandling har de siste årene vært IT system nr 1 å implementere for raskest ROI.

eye-share Prosessvisualisering

Klikk på bildet for større versjon

Skanning og mottak
Skanning av faktura kan utføres sentralt eller desentralt i organisasjonen. PDF-faktura importeres direkte og sendes automatisk til tolkning. eFaktura leses direkte inn i eye-share Faktura og trenger ikke mottak og tolkning.

Tolking
Tolkingsprogrammet finner automatisk frem til feltene på fakturaen som fakturanummer, fakturadato, beløp og så videre. Om feltene ikke finnes første gang så lærer vi det opp til å forstå hvor feltene er til neste gang. Videre gjøres en kvalitetssjekk av at tolkingen er riktig. Vanligvis brukes bestillernummer, prosjektnummer eller referanse for å vite hvem som skal godkjenne fakturaen.

Godkjenningsprosessen
Rutinene for godkjenningsprosess varierer noe fra organisasjon til organisasjon, noen forhåndsutfyller all nødvendig informasjon før fakturaen sendes ut, mens andre overlater dette til personene som skal godkjenne. Konteringsdimensjonene hentes fra økonomisystemet. Ved kontering sjekkes dette opp mot lovlige verdier i økonomisystemet og mot godkjennerens fullmakt. Godkjenning logges med signatur og dato. Epost benyttes for å varsle om faktura til godkjenning og for å purre når du ikke godkjenner innen fristen. En får en epost med link til faktura.

eye-share Faktura gir deg mulighet til å legge faktura “På vent”, “Ikke godkjenne” eller “Endre godkjenner”, disse funksjonene krever at en legger inn en kommentar – veldig nyttig for regnskapsmedarbeiderne.

eye-share Arbeidsflyt

Klikk på bildet for større versjon

Godkjenningsprosess – fakturaer med bestillingsnummer
Dersom en faktura har et bestillingsnummer, sjekker eye-share Faktura om fakturaen stemmer med bestilling og varemottak. Her utføres en rekke sjekker både i forhold til leverandør, valuta, delleveranser, tidligere fakturert, beløpsgrenser og lignende. Matcher fakturaen kan den automatisk godkjennes i eye-share Faktura. Dersom den ikke matcher, sendes den automatisk til avviksbehandling – normalt hos innkjøper.

Overføring
Faktura overføres til bedriftens økonomi- og innkjøpssystem, hvor fakturaen bokføres og ordreinformasjon oppdateres. Muligheter for link fra økonomi- og innkjøpssystem til fakturaen i eye-share Faktura.

Søking og rapportering
eye-share Faktura har eget søkebilde hvor en kan søke på alle faktura, konteringsfelt og alle statuser. En kan søke på intervall og på flere felt i kombinasjon. eye-share Rapport kan benyttes til egendefinerte rapporter og inneholder standard statistikker og KPIer.

Arkivering
I eye-share Faktura arkiveres faktura med bilde og all informasjon, inkludert kommentarer og logg. Faktura kan enkelt gjenfinnes i søkebildet. Brukergrensesnittet i eye-share Faktura er enkelt og terskelen for å komme i gang er lav. Har en tatt i bruk eye-share Faktura, er grunnlaget også lagt for å utvide bruken til behandling av andre dokumenttyper som for eksempel diversebilag, kontrakter, pakksedler etc.