Bruk av Microsoft Excel til eksport av store mengder data

Microsoft Excel er et supert vertkøy dersom du har behov for å gjøre et større utrekk av fakturaene dine. Du har for eksempel et ønske om å eksportere alle faktura med status «overført» for 1. kvartal.

Slik gjør du det:

• Gå til søk i eye-share Workflow og merk fakturaene du ønsker å eksportere.
• Dersom du har markert veldig mange fakturaer i søket ditt, kan du oppleve at du ikke får markert alle fakturaene i listen, men da får du i såfall opp en feilmelding som sier: «Maksimum antallet 5000 er valgt i listen».
• Dette betyr at de fakturaene som er med i søket over maksantallet, ikke automatisk blir huket av som valgt og dermed ikke eksportert. Du kan altså ikke utføre funksjoner på mer enn 5000 samtidig.

Fortvil ikke. Det finnes en annen løsning som gjør at du får eksportert alle fakturaene du ønsker.

Slik gjør du det:

• Du kan alltid utføre en Excel eksport, som inkluderer alle fakturaene som er en del av søket ditt, enten fakturaene er markert eller ikke.
• Velg i stedet «Excel eksport» i venstre sidemeny i eye-share.
• I boksen som da kommer opp, og som er vist under her på bildet, kan du huke av for valget «Eksporter alle» under fanen «Inkludér».
• Du vil da få en Excel eksport av alle fakturaene fra søket ditt, helt uavhengig av hvor mange faktura som ble markert i listen for søket.
   

Vær klar over at når det er mange dokumenter som skal eksporteres, så kan denne operasjonen ta noe tid. Så vær tålmodig og la eksporten gjøre seg helt ferdig. Det kan også være smart å tenke over hvilket tidspunkt på dagen du gjør et så stort uttrekk av data, og tilpasse deretter.

/Vi håper dette tipset var nyttige for deg som bruker eye-share Workflow. Dersom du kunde og ønsker du flere tips og triks fremover, er du velkommen til å stikke innom vår fellesskapskanal eye-share Community på LinkedIn, og be om gratis medlemskap.